準備するもの
まずクライアントがどのコミュニケーションツールを普段使っているか確認します。SMSが届く携帯電話番号を知っているか、ChatworkやSlackのアカウントがあるか、電話でのやり取りが可能かを事前に把握しておくことで、スムーズに別経路を選べます。
パスワードは推測されにくいランダムな8〜12文字の英数字混在にします。「1234」や案件名をそのまま使うのは避けてください。ギガサイト便のパスワード欄に入力した値を、そのままメモアプリやパスワードマネージャーにコピーしておくと、後から確認できて便利です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
URLはメールまたはチャットで送付し、パスワードはSMSか電話で伝えるのが最もシンプルな分離方法です。SMSは多くのビジネスパーソンが個人スマホで受信するため、PCメールとは独立した経路になります。「先ほどメールでURLをお送りしました。パスワードはこちらのSMSでご確認ください」と一言添えると迷子になりません。
ChatworkやSlackを使っている場合は、URLとパスワードを別のメッセージで送るだけでも一定の分離効果があります。完全な別経路ではありませんが、同一メールが丸ごと転送されるリスクは回避できます。ダイレクトメッセージ(DM)でパスワードだけを送るのがベターです。
電話でパスワードを読み上げる方法は確実ですが、聞き間違いが起きやすいです。口頭で伝えた後に「念のためSMSでも送ります」とフォローすると、相手がパスワードを手元に残せて安心です。
失敗しやすい点
「URLとパスワードを別々のメールで送った」というケースは別経路とは言えません。同じメールアカウントにアクセスされた時点で両方が見えてしまいます。メール内でURLとパスワードを分けても意味がないため、必ずSMS・電話・別のツールを使いましょう。
パスワードをSlackのパブリックチャンネルで送ってしまうのも典型的なミスです。DMと間違えてチャンネル投稿すると、プロジェクトに関係ない社内メンバー全員に見えてしまいます。パスワードを送る前に宛先が正しいか必ず確認してください。
テンプレ文面
URLを送るメールには「パスワードは別途SMSにてお知らせします」と一行加えます。こうすることでクライアント側が「パスワードが来ていない」と気づきやすくなり、問い合わせが減ります。
SMSで送るパスワード通知の文面例：「株式会社〇〇 〇〇様、先ほどお送りしたプレビューURLのパスワードは【XXXXX】です。〇月〇日まで有効です。」短くシンプルな文面が読まれやすいです。
よくある質問
クライアントがSMSを受け取れる携帯番号を教えてくれない場合はどうすればいいですか？
ビジネスチャットのDMやZoomのチャット機能など、メールと異なるプラットフォームを使うことで代替できます。完全な別経路でなくても、同一メールへの一括アクセスリスクは大幅に下がります。
パスワードを電話で伝えた場合、後から確認できるように記録しておく方法は？
口頭伝達後にSMSやDMで「先ほどお電話でお伝えしたパスワードです」と再送しておくと、相手がメモを紛失しても対応できます。記録として自分の送信履歴にも残ります。
ギガサイト便でパスワードを変更した場合、別経路で再通知する必要がありますか？
はい、パスワードを変更したら必ず旧パスワードを使っているクライアント全員に新しいパスワードを別経路で再通知してください。変更を告げずに放置すると「突然開けなくなった」という問い合わせが発生します。