準備するもの
送信前に必要な3点を用意します。①ギガサイト便でURL発行済みで有効期限とパスワードが確定していること、②宛先メールアドレスの正確性（特にCCへの追加人員が適切か）、③レビューを依頼したい箇所のリスト（3点以内が理想）。これらを事前にメモしておくと送信時の記載漏れを防げます。
メールの件名には「レビュー依頼」と「期限日」を含めます。例：「【レビュー依頼 6/30まで】トップページデザイン確認のお願い」。受け手の受信トレイで優先順位が明確になり、期限切れのメールと新しいメールを混同するリスクが下がります。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
本文の構成は①挨拶（1〜2行）、②URL・パスワード・期限を箇条書きで列挙、③確認してほしい具体的なポイント（3点以内）、④返信方法の案内の順にまとめます。URLとパスワードを同一メール内に記載することで、別メールを確認する手間をなくします。
送信後は受け取り確認の返信が来ていない場合、2営業日後にリマインドメールを送ります。件名は「Re:【リマインド】（元の件名）」として同一スレッドで追うと、受け手が元のURLをすぐ参照できます。修正版を送る際は旧URLを無効化してから新URLを発行し、旧URLが無効化済みである旨を明記します。
失敗しやすい点
最も多いのは「URLを本文に貼り、パスワードを別メールで送る」パターンです。受け取った側がどのURLのパスワードか分からなくなり、問い合わせが発生します。パスワードを分けて送る場合は「このパスワードは〇〇という件名のメールで送ったURLに対応します」と明記してください。
CCに余分な人を入れてしまうケースも注意が必要です。特に「全員返信」が使われる配信リストにCCを設定すると、想定外の人数がURLを受け取ります。社外の人を含む配信リストへのCC追加は禁止するルールを社内で定めることが重要です。
テンプレ文面
実際に使えるメール本文テンプレートです。「件名：【レビュー依頼 6月30日まで】〇〇ページデザイン確認のお願い お世話になります、〇〇です。以下URLより、デザインのご確認をお願いいたします。URL：https://gigasite.example.com/mail01 パスワード：mail2025 確認期限：6月30日（月）17:00まで 確認ポイント：①ヘッダーの文言、②フォームのラベル。ご意見はこのメールへの返信でお知らせください。よろしくお願いいたします。」
修正版の再送テンプレートです。「件名：Re:【修正版・URL差替】〇〇ページデザイン確認 先ほどのURLを差し替えました。旧URLは無効化済みです。新URL：https://gigasite.example.com/mail02 パスワード：変更なし 期限：7月2日（水）17:00まで延長。修正内容：①ヘッダーの文言を変更しました。引き続きよろしくお願いいたします。」
よくある質問
セキュリティ上の理由からURLとパスワードを別メールで送ってほしいと言われたらどうすればよいですか？
相手のポリシーに従い別メールで送ります。その場合は1通目に「このURLのパスワードは別メールで送ります」と明記し、2通目に「〇〇件名のメールのURLに対応するパスワードです」と記載することで混乱を防げます。
受け取った側がURLをクリックしても「ページが見つからない」と表示された場合の原因は何ですか？
有効期限が切れているか、URLが誤って改行されてコピーが途切れている可能性があります。メールクライアントによっては長いURLが途中で折り返されてリンクが壊れるため、URLを短縮するかクリック可能なリンクとして挿入することで対処できます。
Gmailのスケジュール送信を使ってレビュー期限の朝にリマインドメールを自動送信できますか？
できます。Gmailの「送信日時を指定」機能を使い、期限前日の朝にリマインドメールを予約送信することが可能です。件名を「Re:【リマインド】（元の件名）」として同スレッドに追加することで、受け手が元の依頼メールをすぐ参照できます。