準備するもの
チェックリストを機能させるには、まずクライアントごとの「パスワード送付経路」をあらかじめ決めておく必要があります。案件開始時に「SMSかSlack DMか」を確認し、案件管理ツールに記録しておきましょう。
ランダムパスワードの生成ルールをチームで統一します。例えば「英字大文字2字＋数字4桁＋記号1字」のようなルールを決めておくと、強度と入力しやすさのバランスが取れます。長すぎるパスワードはSMSで受け取った相手が入力ミスしやすいため、10〜12文字が実用的です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
チェックリストの運用は「URLを送る直前」に行います。送付後にリストを見ると「あ、パスワードまだ送ってない」という確認になってしまいます。URLをメールに貼る前にチェックリストを開き、全項目を確認してから送信ボタンを押すフローにしましょう。
各チェック項目は「✅ パスワードを別経路（SMS）で送付済み」のように完了形で書いておくと、確認の抜け漏れが分かりやすくなります。チームレビューのときも「これは誰が確認したの？」という問いかけに対してすぐ答えられます。
チェックリストの最終項目を「送付後24時間以内にクライアントから開封確認を得る」にすると、フォローアップのリマインダー代わりになります。「見られましたか？」の一言フォローが、問い合わせ対応の手間を大幅に減らします。
失敗しやすい点
チェックリストを使い始めたばかりのころは、全項目を確認してから送る習慣が定着していないため、「なんとなく確認した気になる」ことが多いです。Notionのチェックボックス機能を使い、実際に1項目ずつクリックしないと次に進めない仕組みにすると習慣化しやすいです。
パスワード送付完了のチェックを「送った後」ではなく「送った気がする」タイミングで入れてしまうことも失敗例です。SMSの送信履歴画面のスクリーンショットを添付する形でチェックリストに証跡を残すと、後から確認できます。
テンプレ文面
チームへの共有用チェックリスト文面例：「【パスワード別経路送付チェック】□ URLをメールで送付済み □ パスワードをSMS/DM（相手の氏名）で送付済み □ 期限・対象URLを明記済み □ 翌日フォローアップ予定」このように□を使うと紙ベースでも使えます。
クライアントへの確認フォローメール例：「先日プレビューURLをお送りしましたが、問題なくご覧いただけていますでしょうか。パスワードが見当たらない場合は、お手数ですが一度SMSをご確認ください。ご不明な点はご連絡ください。」
よくある質問
チェックリストをすべてクリアしたのに「パスワードが届いていない」と言われたらどうすればいいですか？
SMSの送信履歴を確認し、正しい番号に送れているか確認してください。番号が正しい場合は別の経路（メールDM等）で再送し、「こちらでも送ります」と一言説明しましょう。
複数のクライアントに同日に別経路送付する場合、混同を防ぐ方法は？
SMSの文面の冒頭に宛名（〇〇様）と案件名を入れると、送る側も受け取る側も混同しにくくなります。送付前に宛名確認をチェックリストに組み込むのが効果的です。
チェックリストで確認後もURLが開けないケースで、まず確認すべきことは？
パスワードに余分なスペースが混入していないか確認を求めてください。次にURLの期限が正しく設定されているかをダッシュボードで確認します。この2点で大半の問題は解決します。