準備するもの
送付前に、URLとパスワードの対応表をスプレッドシートやNotionに記録しておきます。案件が複数あるときに「どのURLのパスワードをどこで送ったか」がすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。
クライアントのSMSや電話番号・チャットアカウントを事前に把握しておきます。急いでいるときに「連絡先が見つからない」となると、URLだけ送って終わりになりがちです。案件開始時に連絡先リストを整備しておく習慣をつけましょう。
共有するHTMLが正しく表示されることを確認してから、URL・パスワードの送付を行います。表示が崩れた状態で送ってしまい、「修正しました」と再度URLを送ると、どちらを確認すれば良いか相手が混乱することがあります。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
まずメール（またはチャット）でURLと閲覧期限を送ります。このとき「パスワードは別途SMSでご連絡します」という一文を必ず入れてください。相手がURLを開こうとしたときにパスワード入力画面が出ても、何の案内もなければ困惑します。
URLのメール送付から5分以内にSMSまたは電話でパスワードを伝えます。時間が空きすぎると相手がメールを閉じてしまい、「URLはどこだっけ」と探す手間が増えます。メール送付直後に別経路の通知を行うのがベストプラクティスです。
失敗しやすい点
SMSのパスワード通知に「どのURLのパスワードか」を明記し忘れるケースが多いです。特に複数URLを同時進行している場合、「パスワードはXXXXXです」だけでは相手がどのURLに使えばよいか分かりません。「〇〇のトップページプレビューのパスワード」のように対象を明示しましょう。
パスワードをコピーして送る際に余分なスペースが入ることがあります。SMSで「ABCD 1234」とスペース入りで届くと、入力時にエラーになってクライアントが混乱します。送信前に自分のスマホでパスワードをコピーして試し入力してみることをお勧めします。
テンプレ文面
メール本文例：「〇〇様、プレビューURLをお送りします。https://gigasite.example/XXXX（〇月〇日23時59分まで有効）。パスワードは別途SMSにてお知らせします。不明点があればお気軽にご連絡ください。」
SMS例：「〇〇より。先ほどのメールに記載のプレビューURLのパスワードは『XXXXX』です（半角英数字、スペースなし）。〇月〇日まで有効です。ご不明な点はご返信ください。」ブラケットや引用符でパスワード部分を囲うと視認性が上がります。
よくある質問
URLとパスワードを同じタイミングで送ると何がリスクになりますか？
メールが誤転送されたり第三者に覗き見されたりした場合、URLとパスワードの両方が一度に漏えいします。別経路にすることで、片方を入手しても閲覧できない状態を作れます。
相手がSMSを受け取ってからURLを開くまでの間に期限が切れることはありますか？
期限を数日単位で設定している場合は問題ありません。ただし「今日中」など短い期限の場合は、URL送付と同時か直前にSMSを送り、相手が即座に対応できるよう促す文面を入れましょう。
ギガサイト便でパスワードを後から確認する方法はありますか？
ダッシュボードの「設定」タブから設定済みパスワードを確認・変更できます。送付後にパスワードが分からなくなったときもここで確認できるため、クライアントからの問い合わせにも即対応可能です。