準備するもの
まず閲覧を許可したい企業の一覧を作成し、それぞれのメールドメインを確認します。例えば「株式会社A（@a-company.co.jp）、代理店B（@b-agency.com）」のように一覧化します。担当者に確認する場合は「御社のメールアドレスのドメイン部分（@以降）を教えてください」と明確に聞きましょう。
フリーメールドメイン（gmail.com, yahoo.co.jp など）を許可リストに入れると、実質的に誰でも閲覧できる状態になってしまうため注意が必要です。フリーメールを使う担当者がいる場合は、その人のアドレスだけをメール認証リストに個別登録する方法と組み合わせるのが現実的です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
ギガサイト便の認証設定で「ドメイン認証」を選択し、許可するドメインを1行1ドメインで入力します。「a-company.co.jp」のように@マークは不要です。入力後はリストを一行ずつ確認し、誤字がないかチェックします。
設定保存後、各ドメインのテスト用アドレスでアクセス確認を行います。可能であれば各社の担当者に「接続テストをお願いできますか」と依頼すると確実です。テストが完了したらURL送付の段階に進みます。
URL送付時は「@〇〇.co.jpのメールアドレスでのみ閲覧できます」とドメイン制限があることを明示します。別のメールアドレスで開こうとした担当者からの問い合わせが最も多いのはこのケースです。
失敗しやすい点
子会社や別ブランドが異なるドメインを使っていることを見落とすケースが多いです。例えば親会社が「@parent.co.jp」、子会社が「@child.co.jp」を使っているとき、親会社のドメインだけ登録すると子会社担当者が開けません。関係者リストを作る段階でドメインの多様性も確認してください。
ドメインの入力ミスで「.co.jp」と「.com」を混同するパターンも頻出です。「tanaka@example.co.jp」のアドレスに対して「example.com」を登録してしまうと認証が通りません。入力後に担当者のアドレスと目視で照合する一手間が必要です。
テンプレ文面
複数ドメイン許可設定でURL送付するときの文面例：「〇〇様、プレビューURLをお送りします。このURLは御社（@〇〇.co.jp）および〇〇社（@〇〇.com）のメールアドレスをお持ちの方のみご覧いただけます。他のメールアドレスからのアクセスはできません。」
ドメイン追加依頼が来たときの確認文面：「追加のドメイン許可を承りました。〇〇.co.jpのメールアドレスをお持ちの方全員が閲覧可能になります。問題なければこのまま設定を進めますので、ご確認ください。」
よくある質問
許可ドメインの数に上限はありますか？
ギガサイト便のドメイン認証で登録できる数については、プランによって上限が異なります。多数のパートナー企業が関わる案件では、事前にプランのドメイン数上限をダッシュボードで確認してください。
プロジェクト途中でパートナー企業が変わった場合、ドメインを削除するタイミングはいつが適切ですか？
契約終了や担当交代が確定した時点で速やかに削除することを推奨します。ドメインが残っていると、旧担当者が引き続きアクセスできる状態が続き、情報セキュリティ上のリスクになります。
サブドメインを使うメールアドレス（user@mail.company.co.jp）は親ドメイン登録で認証できますか？
ギガサイト便のドメイン認証はメールアドレスの@以降を完全一致で判定します。「mail.company.co.jp」と「company.co.jp」は別ドメインとして扱われるため、サブドメインが含まれる場合は両方を登録してください。