準備するもの
チェックリストに記載するドメインの一覧を作成します。関係する全企業のメールドメインを担当者から直接ヒアリングし、正式なドメイン表記（大文字小文字・ハイフンの有無）を確認します。類似したドメイン名の会社が複数ある場合は特に慎重に。
チェックリストのひな型を社内で共有しておきます。案件ごとにひな型をコピーして使うことで、確認漏れのパターンが蓄積されたときに全ひな型を一括更新できます。GoogleドキュメントやNotionのテンプレート機能を活用するのがお勧めです。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
チェックリストの運用は「入力前」「入力後・テスト前」「テスト完了後・送付前」の3段階に分けます。入力前はドメインリストの完全性確認、入力後は各ドメインの動作テスト、送付前は全対象者への告知準備です。
各ドメインのテスト担当者が確認完了したら「〇〇社テスト完了」とチェックリストに記録します。複数社のテストが同時進行するときに誰が完了していて誰が未完了かが一目で分かるため、フォロー漏れを防げます。
全社テスト完了後に、改めてダッシュボードでドメイン一覧を表示し、リストと突合します。作業中に誤って削除したドメインがないかを最終確認してからURL送付に移ります。
失敗しやすい点
チェックリストを「紙で印刷して使う」運用にしている場合、設定変更のたびに紙を更新するのが煩雑で形骸化します。デジタルで管理し、変更のたびにタイムスタンプが記録される状態にするのが長期運用には向いています。
テスト完了チェックを「依頼を送った時点」でつけてしまうと、テストが実施されないまま本番送付になるリスクがあります。必ず「テスト実施報告を受けてから」チェックを入れるルールを明文化してください。
テンプレ文面
チェックリストのNotionテンプレ構成例：「## ドメイン認証設定チェックリスト｜プロジェクト名：___｜設定日：___｜【設定前】□ ドメインリスト完成 □ 各社担当者ヒアリング済み｜【設定後】□ 〇〇社テスト完了（担当：___）□ △△社テスト完了（担当：___）｜【送付前】□ 全社テスト完了 □ ダッシュボードとリスト突合済み □ URLと認証説明を各社に送付済み」
全社テスト完了後の送付メール文例：「〇〇様、プレビューURLの閲覧準備が整いました。御社のメールアドレスでのアクセスが確認できていますので、チームの皆様にURLをご共有いただいて問題ありません。URL：https://gigasite.example/XXXX（〇月〇日まで有効）」
よくある質問
10社以上のドメインを登録する大規模案件でも同じチェックリストで対応できますか？
基本の構成は同じですが、テスト担当者欄を全社分確保するためにスプレッドシートとの連携が効果的です。NotionのDBとスプレッドシートのドメインリストを紐づけると管理しやすくなります。
チェックリストの確認が完了する前にクライアントからURLを早く送るよう急かされた場合の対処法は？
テスト未完了のリスクを端的に伝え「テスト完了後すぐに送ります。あと〇時間いただけますか」と時間を明示するのが現実的です。未テストのまま送ると問い合わせ対応の工数が増えることを説明しましょう。
チェックリスト管理の担当者が急に不在になった場合、引き継ぎはどうすればいいですか？
Notionやスプレッドシートで管理していれば、URLとダッシュボードのアクセス権限を共有するだけで引き継ぎが可能です。引き継ぎ時は「現在の登録ドメインリスト」と「テスト完了状況」を口頭でも確認しましょう。