準備するもの
まず、利用している共有サービスが「即時削除」と「パスワード変更によるアクセス遮断」のどちらに対応しているかを把握しておきます。URLを削除するとリンクが404になるため、クライアントが再度開こうとしたときに混乱する可能性があります。一方、パスワードを変更する方法では、クライアントに「アクセスできなくなりました」と通知しやすいという利点があります。
ギガサイト便を利用している場合は、管理画面のダッシュボードからプロジェクト単位で公開/非公開の切り替えが可能です。事前にこの操作場所を確認しておき、緊急時に迷わず操作できる状態にしておきましょう。スマートフォンのブックマークに管理画面URLを登録しておくと外出先でも対応できます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
ギガサイト便で即時非公開にする手順：①管理画面にログイン、②対象プロジェクトを選択、③「公開設定」または「非公開にする」ボタンをクリック、④確認ダイアログで「OK」を選択。以上で数秒以内にURLが無効化され、アクセスしようとしたクライアントには非公開状態を示すメッセージが表示されます。
自前サーバーで運用している場合は、Nginxであれば`return 410;`を設定してコンテンツが永久に削除されたことを示すステータスを返すのが適切です。410はキャッシュにも強く、Googlebotへの削除信号としても機能します。Apacheの場合は`.htaccess`に`Redirect 410 /preview-path`を追記します。
非公開にした後、クライアントへの通知テキストを即座に送付します。「先ほど共有したプレビューURLを〇時〇分に非公開にしました。引き続きご確認が必要な場合はご連絡ください。」という形で、非公開にした事実と理由（必要な場合）を簡潔に伝えましょう。
失敗しやすい点
削除操作をしたにもかかわらず、クライアントのブラウザキャッシュに古いページが残っていて「まだ見えている」という問い合わせが来ることがあります。これはサーバー側は正しく削除されており、クライアント側のキャッシュの問題です。「Ctrl+Shift+R（強制リロード）をお試しください」と案内するか、CDNのキャッシュパージも行うことで解決できます。
複数の共有サービスに同じHTMLをアップロードしている場合、一方だけ削除してもう一方を忘れるミスが起きやすいです。共有URLを送ったときに使ったサービスを管理表に記録しておき、削除時はその記録を参照する習慣をつけましょう。
テンプレ文面
即時非公開後の通知テンプレ：「件名：プレビューURL 非公開のご連絡。本文：〇月〇日〇時に共有しておりましたプレビューURLを、〇月〇日〇時に非公開にいたしました。修正完了後、改めて新しいURLをご案内します。ご不便をおかけして申し訳ありません。」
「なぜ非公開にしたか」を伝えるかどうかは状況によります。誤情報が含まれていた場合は「修正のため一時停止」と書くと誠実です。案件キャンセルの場合は「プロジェクトの都合により」と短く記載するのが一般的です。理由を詳細に書きすぎる必要はありません。
よくある質問
非公開にしたURLをあとから再公開することはできますか？
サービスによります。ギガサイト便のように公開/非公開をトグルで切り替えられるサービスであれば、同じURLで再公開が可能です。削除操作（完全削除）を行った場合はURLが無効になるため、再アップロードして新しいURLを取得する必要があります。
非公開にしても、Googleにキャッシュが残ることはありますか？
認証付きURLはGooglebotがアクセスできないためキャッシュは残りません。認証なしで公開していたURLを削除した場合は、Googleサーチコンソールの「URL削除ツール」でキャッシュ削除申請をするのが確実です。
削除前に誰がアクセスしたか確認する方法はありますか？
利用しているサービスのアクセスログ機能を確認してください。ギガサイト便では閲覧数の確認が可能です。詳細なIPや認証ログが必要な場合は、CloudflareのアクセスルールやAnlyticsと組み合わせた構成が有効です。