準備するもの
まず「誰が閲覧できる必要があるか」を書き出します。クライアントの担当者・決裁者・外部コンサルタントなど関係者全員のメールアドレスを確認してください。後から追加できますが、初回設定時に全員を把握しておくと二度手間が省けます。
各メールアドレスが現在有効かどうかを確認します。退職した担当者のアドレスや、受信拒否設定のあるメールにはメール認証コードが届きません。事前に「このアドレスで大丈夫ですか？」と確認するひと手間が後のトラブルを防ぎます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
ギガサイト便の「認証設定」でメール認証をオンにし、許可するメールアドレスをテキストフィールドに1行1アドレスで入力します。大量のアドレスを入力する場合は、スプレッドシートで管理しているリストをコピーして貼り付けると効率的です。
設定保存後、自分自身のアドレスでテスト認証を行います。認証コードが届くまでの時間（通常30秒〜2分）とメールの受信フォルダを確認してください。迷惑メールフォルダに入る場合は、クライアントにも迷惑メール確認を案内しましょう。
対象者が確定したらURLを送付します。メール本文に「このURLは登録済みのメールアドレスでのみ閲覧できます。認証コードがメールで届きますのでご入力ください」と手順を案内しておくと、初めてギガサイト便を使う相手でもスムーズに開けます。
失敗しやすい点
メールアドレスを入力する際に、全角スペースやタイプミスが入るケースが多いです。特にExcelやNumbersからコピーした場合、末尾にスペースが含まれていることがあります。入力後にアドレス一覧を目視で確認するか、テキストエディタでスペースチェックを行いましょう。
「CCで入っているだけの人」にも閲覧URLを送ってしまうと、そのメールアドレスが登録されていないため認証が通らず、問い合わせが来ます。URLを送る前に、受信者が全員「登録済みアドレスの持ち主」であるかを確認しましょう。
テンプレ文面
メール認証付きURLの送付文例：「〇〇様、プレビューURLをお送りします。URL：https://gigasite.example/XXXX。このURLはメール認証が必要です。開いていただくとコード入力画面が表示されますので、本メールアドレス宛に届いた認証コードをご入力ください（コードの有効期限は10分です）。」
認証コードが届かない場合の対応案内：「認証コードが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください。それでも届かない場合はご連絡いただければ、アドレスの登録状況を確認いたします。」
よくある質問
途中で閲覧対象者を追加したい場合はどうすればいいですか？
ダッシュボードの認証設定からいつでもアドレスを追加・削除できます。追加したら新しい対象者にURLと認証方法を案内するメールを送ってください。既存の対象者への影響はありません。
認証コードの有効期限は何分ですか？コードが切れた場合の対処法は？
ギガサイト便の認証コードは発行から10分間有効です。期限切れの場合はURLを開き直すと再発行できます。モバイルで開いている場合はアプリ切り替えで10分を超えることがあるため注意が必要です。
フリーメールアドレス（GmailやYahooメール）でも認証できますか？
はい、メールアドレスの種類は問いません。ただし迷惑メールフォルダに分類されやすいメールプロバイダもあるため、初回は届くかどうかのテスト送信を推奨します。