準備するもの
関係者全員のメールアドレスを一つのスプレッドシートにまとめます。氏名・所属・役割も合わせて記録しておくと、後から「なぜこの人を追加したのか」が分かり、不要なアドレスの削除判断もしやすくなります。
社外の関係者（外部代理店・フリーランスなど）のアドレスは、本人に直接確認をとってから登録します。名刺に書いてあるアドレスが現在も使われているとは限らず、転職や契約終了で失効していることがあります。
認証メールが届く想定の受信ボックスを事前に空き状態にしておくよう、クライアントに伝えると親切です。大量のメールが来ている受信箱では認証コードが埋もれやすく、「コードが見つからない」という問い合わせにつながります。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
整理したアドレスリストをギガサイト便の認証設定にコピーします。ペースト後は必ず各行を目視確認し、余分な空白行や@のない文字列が混入していないかチェックしてください。
設定を保存したら、リストに含まれる自分のアドレスで動作確認を行います。URLにアクセスし、コードが届くまでの時間を計測しておくと、クライアントから「コードが来ない」と連絡が来たときに「通常〇分以内に届きます」と案内できます。
失敗しやすい点
グループメールアドレス（info@company.com など）を登録すると、複数人が同じコードを使う可能性があり、管理が複雑になります。原則として個人メールアドレスのみを登録し、グループアドレスの使用は避けることを推奨します。
プロジェクト中に担当者が変更になった場合、旧担当者のアドレスをリストに残したままになることがあります。機密性の高いコンテンツでは、定期的（例：週次）にリストを見直して不要なアドレスを削除する運用が求められます。
テンプレ文面
対象者へのURL送付と手順案内の文面：「〇〇様、メール認証付きプレビューURLをご案内します。URL：https://gigasite.example/XXXX。アクセス時に認証コード入力画面が表示されます。本メールアドレス宛（〇〇@〇〇.com）に届いたコードをご入力ください。コードは10分以内に届かない場合は迷惑メールフォルダをご確認ください。」
認証エラーが起きたときのフォロー文面：「もしURL開封時にエラーが表示された場合は、登録アドレスが一致しているかご確認ください。別のメールアドレスでお試しの場合はご連絡いただければ追加対応いたします。」
よくある質問
認証対象外の人が誤ってURLを開いた場合、どのような画面が表示されますか？
メールアドレス入力画面でコードを送信しようとしても「このアドレスは登録されていません」というエラーが表示され、コンテンツにはアクセスできません。未登録のアドレスからの閲覧を防ぐ仕組みです。
同じURLに対してメール認証とパスワード認証を両方設定できますか？
ギガサイト便では認証方式を選択して設定します。二重認証（メール＋パスワード）については現在の設定画面でご確認ください。特に機密性が高い場合はドメイン認証との組み合わせも検討できます。
対象者リストを変更したとき、すでにURLを開いているセッションに影響はありますか？
すでにセッションが確立している場合は影響しません。次回アクセス時から変更後のリストが適用されます。削除したアドレスのユーザーは次にURLを開こうとした際に認証エラーになります。