複数社でのHTML共有が抱える課題
受託開発や共同制作では、自社とクライアントの両方が同じ成果物を確認する場面が頻繁にあります。確認者が増えるほど、誰が見られるかを一人ずつ管理するのは負担になりがちです。
かといってURLを配るだけでは、関係者以外にも回ってしまう不安が残ります。両社のメンバーには見せつつ、それ以外は遮断する、という線引きをシンプルに実現したいところです。
一般的な権限管理とその限界
複数社で共有する場合、ストレージのフォルダ権限を個別に設定したり、ゲストアカウントを発行したりする方法がよく使われます。確実ではありますが、人の出入りが多いプロジェクトでは管理が煩雑になりがちです。
個別のメールアドレスを一つずつ登録する方法もありますが、メンバーが増減するたびに更新が必要です。所属する会社単位でまとめて許可できれば、運用はずっと楽になります。
- 個別アカウントの発行と削除が増える
- メンバーの増減のたびに設定変更が必要になる
- 誰がアクセスできる状態かを把握しづらくなる
認証方式の選び方フローチャート
複数の会社ドメインを許可してHTMLを共有では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
会社ドメイン認証で複数社を許可する考え方
会社ドメイン認証は、メールアドレスのドメイン部分を見て閲覧可否を判定する仕組みです。たとえば自社とクライアントそれぞれのドメインを登録しておけば、そのドメインのアドレスを持つ人だけが閲覧できます。
メンバーが一人ずつ登録されていなくても、許可ドメインに属していれば閲覧できるため、人の入れ替わりに強いのが利点です。Google Workspaceの管理者権限は不要で、共有する側の設定だけで完結します。
ギガサイト便で複数ドメインを許可する手順
ギガサイト便の会社ドメイン認証はProで利用でき、許可するドメインを複数登録できます。自社とクライアントのドメインを両方指定すれば、両社の関係者に閲覧範囲を絞れます。
設定は次の流れで進めます。無料枠から使い勝手を試せるため、実際の運用感を試してから判断できます。
- トップ画面にHTMLまたはZIPファイルをドラッグ&ドロップする
- 認証方式の一覧から「会社ドメイン認証」を選ぶ
- 自社のドメインを入力して登録する
- クライアントのドメインを追加で入力して登録する
- 公開期限を設定する
- 発行されたURLを両社の関係者に送る
運用を安定させるためのポイント
登録するドメインは、相手企業が実際に使っているメールドメインと一致している必要があります。事前に正しいドメインを確認しておくと、閲覧できないという問い合わせを減らせます。
誰がいつアクセスしたかはアクセスログで確認できます。公開期限を過ぎると自動失効するため、プロジェクトの区切りに合わせて期限を設定しておくと、見せ終わったあとに残り続ける心配がありません。
よくある質問
登録できるドメインの数に決まりはありますか。
会社ドメイン認証では複数のドメインを登録できます。自社とクライアントのドメインを両方指定すれば、両社の関係者だけが閲覧できる状態を作れます。具体的な上限はプランの仕様に従います。
相手企業のGoogle Workspace管理者の許可は必要ですか。
必要ありません。会社ドメイン認証はメールアドレスのドメインで判定するため、相手側の管理者権限がなくても利用できます。共有する側の設定だけで完結します。
会社ドメイン認証はどのプランで使えますか。
会社ドメイン認証はProで利用できます。無料枠から使い勝手を試せるため、まず試してから導入を検討できます。
誰がアクセスしたか後から確認できますか。
Proではアクセスログを確認できます。両社のどのメンバーがいつ閲覧したかを把握できるため、確認状況の管理にも役立ちます。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。