取引先限定で見せたい場面
提案資料やデモ、納品物のプレビューなどは、その取引先の関係者にだけ見せたいものです。同じ業界の別の会社や、無関係な第三者には触れさせたくありません。
とはいえ、取引先の担当者が複数いたり、途中で増えたりすることもあります。一人ずつ管理するより、その企業に属する人なら見られる、という単位で絞れると運用が楽になります。
一般的な取引先共有とその課題
取引先への共有では、個別のメールアドレスを登録したり、ゲストアカウントを発行したりする方法がよく使われます。確実ではありますが、担当者の増減のたびに設定変更が必要です。
パスワードを伝える方法もありますが、社内で共有されて担当外の人にも回る可能性があります。取引先という組織の単位で閲覧を絞れると、こうした手間や不安を減らせます。
- 担当者ごとの登録や削除が増える
- ゲストアカウントの管理が煩雑になる
- パスワードが社内で広がる可能性がある
認証方式の選び方フローチャート
取引先だけに見せる会社ドメイン認証の設定手順では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
取引先ドメインを指定する考え方
会社ドメイン認証で取引先のドメインを登録すると、そのドメインのメールアドレスを持つ人だけが閲覧できます。担当者が一人ずつ登録されていなくても、その企業に属していれば閲覧できます。
相手側にアカウント登録を求めず、Google Workspaceの管理者権限も不要です。共有する側の設定だけで、取引先限定の閲覧環境を用意できます。
ギガサイト便で取引先限定に設定する手順
ギガサイト便の会社ドメイン認証はProで利用できます。取引先のドメインを指定すれば、その企業の関係者に閲覧を絞れます。
次の流れで設定します。無料枠から使い勝手を試せるため、実際の取引先共有で試してから判断できます。
- トップ画面にHTMLまたはZIPファイルをドラッグ&ドロップする
- 認証方式の一覧から「会社ドメイン認証」を選ぶ
- 取引先の正しいメールドメインを入力して登録する
- 公開期限を設定する
- 発行されたURLを取引先の担当者に送る
- 取引先は自社ドメインのアドレスで本人確認して閲覧する
取引先共有を円滑に進めるポイント
登録するドメインは、取引先が実際に使っているメールドメインと正確に一致している必要があります。事前に担当者へ確認しておくと、閲覧できないという問い合わせを防げます。
誰がいつアクセスしたかはアクセスログで確認できるため、相手の確認状況を把握しやすくなります。公開期限を過ぎると自動失効するので、案件の区切りに合わせて期限を設定しておくと、終了後に残り続ける心配がありません。
よくある質問
取引先の担当者を一人ずつ登録する必要はありますか。
必要ありません。会社ドメイン認証では取引先のドメインを登録するだけで、そのドメインのアドレスを持つ担当者が閲覧できます。担当者が複数いても増えても対応しやすい仕組みです。
取引先のIT管理者に何か設定してもらう必要はありますか。
ありません。会社ドメイン認証はメールアドレスのドメインで判定するため、相手側の管理者権限や追加設定は不要です。共有する側の設定だけで完結します。
取引先限定の共有はどのプランで使えますか。
会社ドメイン認証はProで利用できます。無料枠から使い勝手を試せるため、実際の取引先共有で試してから導入を判断できます。
登録するドメインを間違えるとどうなりますか。
ドメインが取引先の実際のメールドメインと一致していないと、担当者が閲覧できません。設定前に正しいドメインを確認し、入力後に見直しておくと安心です。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。