相手の特徴
複数社合同プロジェクトでは、参加者がA社・B社・C社と異なるドメインを持つ。会社ドメイン認証を使うと一つのドメインしか指定できない場合が多く、他社の担当者が弾かれるトラブルが起きやすい。まず参加企業の数とドメインを一覧にしてから認証方式を選ぶ。
合同プロジェクトの担当者はプロジェクト期間中にメンバーが入れ替わることがある。認証設定を個人単位（メール認証）で行っている場合は、担当者交代のたびにホワイトリストを更新する手順を決めておかないと、新担当者がURLを受け取っても開けない事態が起きる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
複数社合同プロジェクトでURLのみ共有を使えるのは、全参加企業がすでに公開しているコンテンツ（例：プロジェクトの公開ロードマップ、プレス向け資料のドラフトなど）に限る。参加企業の一社でも機密として扱いたいデータが含まれる場合は、URLのみは選択肢から外すべきだ。
URLのみ運用でプロジェクトURLをBCCで一斉送信すると、誤ってCCに入った関係者がURLを他者に転送するリスクがある。送付前に「このURLは転送不可」と明記した上で、期限を設定して管理するとリスクを緩和できる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
複数社合同プロジェクトでは、共通パスワードを各社のプロジェクト窓口担当者に配布し、各社内での周知は窓口担当者が行う運用が現実的だ。この場合、パスワードを変更したい際は窓口担当者全員に同時に通知する必要があるため、連絡先リストをプロジェクト開始時に整備しておく。
各社が独自のセキュリティポリシーを持つ場合、パスワードをチャットツールで送ることを禁じている企業もある。パスワードの伝達手段についても事前に各社のポリシーを確認し、電話・暗号化メール・対面など対応方法を選べるよう柔軟性を持たせる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
複数社合同プロジェクトへのメール認証は、各社の担当者メールアドレスをホワイトリストに登録する形で運用できる。企業ごとにドメインが異なっても個別アドレスを指定できるため、混在するメンバーへの対応に最も柔軟な方式だ。
プロジェクト開始時に全参加者のメールアドレスを幹事社が集約し、一括でホワイトリストに登録するとスムーズだ。途中参加者の追加・離脱の際は幹事社に連絡するフローを決めておかないと、追加し忘れや削除し忘れが起きやすい。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
複数社合同プロジェクトにおける会社ドメイン認証の最大の制約は、複数ドメインを同時に許可できるかどうかだ。サービスによっては複数ドメインを登録できるものもあるが、ドメイン数が増えるほど管理が複雑になり、離脱企業のドメインを削除し忘れるリスクが高まる。
複数社混在の共有に最もシンプルなのはメール認証のホワイトリストだ。「登録アドレス一覧＝閲覧許可者一覧」という明快な管理ができ、ドメインが異なる参加者が混在していても一元管理できる。ドメイン認証はあくまで全員が同一ドメインを持つ場合の効率化手段として補助的に使う。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
参加企業の一社が途中でプロジェクトを離脱した場合、そのメンバーのアクセスをどう止めますか？
メール認証ならホワイトリストから対象企業の全アドレスを削除するだけでアクセスを止められる。削除するアドレスを事前にリスト化しておくと、複数名が対象のときもミスなく対応できる。
複数社のメンバーが同時に資料を閲覧すると、誰がどの企業の担当者か確認できますか？
メール認証の場合はアクセスログにアドレスが残るため、どのメールアドレス（＝どの企業の誰）がいつ閲覧したか確認できる。パスワード認証は誰が開いたかは不明になる。
幹事社ではなく各社がそれぞれ資料をアップして共有することはできますか？
ギガサイト便のアカウントを幹事社が一元管理する場合は各社への権限付与が必要になる。セキュリティ上は幹事社の担当者が窓口となり、資料のアップロードと認証設定を一括して管理するほうが安全だ。