社内限定で配布したい場面
社内向けの企画資料や試作中のUI、検証用のレポートなどは、関係者以外の目に触れさせたくないものです。とくに公開前の情報は、社外に出ると思わぬ影響が出かねません。
メンバーが多い組織では、誰に見せるかを一人ずつ管理するのは現実的でないこともあります。社員であれば見られる、という単位でまとめて配布できると便利です。
一般的な社内共有の方法と注意点
社内共有では、社内ポータルやファイルサーバー、グループウェアに置く方法が一般的です。社内ネットワーク内であれば安心ですが、外部のパートナーやリモート環境からの閲覧では設定が必要になることがあります。
URLを社内チャットに貼る方法も手軽ですが、転送やスクリーンショットで社外に出る可能性は残ります。閲覧時点で社員かどうかを確かめられると、より安心です。
- 社内ポータルやファイルサーバーに置く
- グループウェアで共有する
- 社内チャットにURLを貼る
認証方式の選び方フローチャート
社内メンバー限定でHTMLを配布では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
会社ドメイン認証で社内限定にする考え方
会社ドメイン認証は、メールアドレスのドメイン部分を見て閲覧可否を判定します。自社のドメインを登録すれば、そのドメインのアドレスを持つ社員だけが閲覧できる状態を作れます。
メンバーを一人ずつ登録する必要がないため、人数が多くても運用が楽です。Google Workspaceの管理者権限は不要で、共有する側の設定だけで完結します。
ギガサイト便で社内限定配布をする手順
ギガサイト便の会社ドメイン認証はProで利用できます。自社ドメインを登録すれば、社員限定の配布が手軽に実現します。
次の流れで設定します。無料枠から使い勝手を試せるため、社内での使い勝手を試してから導入できます。
- トップ画面にHTMLまたはZIPファイルをドラッグ&ドロップする
- 認証方式の一覧から「会社ドメイン認証」を選ぶ
- 自社のメールドメインを入力して登録する
- 公開期限を設定する
- 発行されたURLを社内チャットなどで共有する
- 社員は自社ドメインのアドレスで本人確認して閲覧する
社内配布を安全に保つポイント
誰がいつ閲覧したかはアクセスログで確認できます。社内であっても、閲覧状況を把握できると配布の管理がしやすくなります。
公開前の自動セキュリティスキャンと、既定のnoindexにより、社内資料が検索結果に出る心配も抑えられます。配布が不要になったら公開期限で自動失効させるか、内容を差し替えて運用すると無駄が出ません。
よくある質問
社員を一人ずつ登録する必要はありますか。
必要ありません。会社ドメイン認証では自社のドメインを登録するだけで、そのドメインのアドレスを持つ社員が閲覧できます。人数が多くてもまとめて限定できます。
Google Workspaceの管理者でなくても使えますか。
使えます。会社ドメイン認証はメールアドレスのドメインで判定するため、管理者権限は不要です。共有する側の設定だけで社内限定の配布を始められます。
社内限定配布はどのプランで利用できますか。
会社ドメイン認証はProで利用できます。無料枠から使い勝手を試せるため、まず社内で試してから導入を判断できます。
誰が閲覧したか確認できますか。
Proではアクセスログを確認できます。どの社員がいつ見たかを把握できるため、社内資料の配布状況を管理するのに役立ちます。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。