公開後に認証を見直したくなる場面
とりあえず関係者に見せようとURLのみで公開したあとに、内容の機密度が上がって絞り込みが必要になることがあります。逆に、強めの認証をかけたものの、相手の手間が大きくて緩めたいという場合もあります。
状況は途中で変わるものです。最初の設定にこだわりすぎず、必要に応じて調整できると、共有はずっと運用しやすくなります。
一般的な共有での悩みどころ
多くの共有手段では、認証設定をあとから変えようとすると、新しいURLを発行し直したり、共有相手に再案内したりする手間が発生します。相手に二度手間をかけるのは避けたいものです。
同じURLのまま設定だけを変えられれば、相手への連絡を最小限にしながら守りを調整できます。これは運用上の大きな利点です。
- 新しいURLの発行が必要になりがち
- 相手への再案内が手間になる
- 設定変更のたびに混乱が起きやすい
認証方式の選び方フローチャート
公開後に認証方式を追加・変更では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
公開後でも調整できるという考え方
ギガサイト便は、公開後でも認証方式を追加・変更できます。URLのみで出したものに後からパスワードを足したり、メール認証へ切り替えたりと、状況に合わせて守りを変えられます。
同じURLのまま内容の差し替えもできるため、相手に新しいリンクを送り直す必要がありません。最初は軽く、必要に応じて締める、という柔軟な運用が可能です。
ギガサイト便で認証方式を変更する手順
公開済みのページの設定から、認証方式を見直せます。追加したい場合も、外したい場合も同じ流れで操作できます。
次の手順で進めます。変更したら、相手に新しい認証情報を伝える必要があるかどうかを確認しておきましょう。
- 公開済みのページの設定画面を開く
- 認証方式の項目を選ぶ
- 追加または変更したい方式（パスワード・メール認証・会社ドメイン認証など）を選ぶ
- 必要に応じてパスワードや許可アドレス、許可ドメインを設定する
- 設定を保存する
- 新しいパスワードなどがある場合は別経路で相手に伝える
変更時に気をつけたいこと
認証を強める変更をすると、すでに案内した相手が新しい手順を踏む必要が出ることがあります。パスワードを追加した場合は、その旨と新しいパスワードを別経路で伝えると親切です。
逆に認証を外すと、URLを知っている人なら誰でも開ける状態になります。緩める場合は、その内容を広く見せてよいかをあらためて確認してから行うと安心です。会社ドメイン認証への切り替えはProで利用できます。
よくある質問
公開後にパスワードを追加できますか。
できます。URLのみで公開したあとでも、設定からパスワード認証を追加できます。同じURLのまま守りを強められるため、相手にリンクを送り直す必要はありません。
認証方式を変えるとURLも変わりますか。
認証方式を変更しても同じURLを使い続けられます。内容の差し替えも同じURLのまま行えるため、相手への再案内を最小限に抑えられます。
いったんかけた認証を外すこともできますか。
外すこともできます。ただし認証を外すとURLを知っている人なら誰でも閲覧できる状態になるため、広く見せてよい内容かを確認してから行うことをおすすめします。
会社ドメイン認証への変更には条件がありますか。
会社ドメイン認証への切り替えはProで利用できます。パスワードやメール認証への変更は幅広く行えるため、必要な絞り込みの度合いに応じて選んでください。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。