この業種で起きる共有課題
弁護士が案件相談を受けた後に作成する提案LPには、相談内容を踏まえた法的リスクの概要や想定費用が記載されることがあります。これらは当事者以外が見ることを前提に作られておらず、誰でも開けるURLでの共有は守秘義務の観点から問題になりうります。共有前にURLが認証なしで開けない状態であることをシークレットブラウザで確認してください。
スマートフォンでの閲覧はPC以上に厳しいプライバシー環境で行われます。電車の中やカフェでの閲覧を考慮し、画面を覗き見られた場合でも断片的な情報で当事者が特定されないよう、センシティブな情報はページの深い位置に配置するか、折りたたみ式の表示にするといった配慮が有効です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
提案LPに相談者の氏名、企業名、事件の概要が含まれている場合は、ページを共有する相手がその当事者だけであることを再確認してください。メール認証で相談者のアドレスのみ登録されているかを共有前に確認する手順を社内フローに組み込むことを推奨します。
弁護士費用の見積もりをLPに記載している場合、その数値が確定値か試算値かを明記してください。見込み依頼人が金額を確定した報酬として理解するとのちにトラブルになります。「以下は初回ご相談の内容を基にした参考額です。正式なお見積りは委任契約時にご案内します」のような注記をページ内に必ず含めてください。
おすすめ認証方式
見込み依頼人への提案LPはメール認証で1対1の共有が最適です。相談時にお聞きした連絡先メールアドレスを招待リストに登録し、そのアドレスで認証した本人だけが閲覧できる設定にします。URLを第三者に転送されてもアクセスできないため、内容の拡散リスクを最小化できます。
依頼人が法人で複数の担当者に確認させたい場合は、関係する担当者のアドレスを複数登録します。それぞれの閲覧ログが残るため、意思決定に関わる全員が確認済みかを把握できます。委任契約成立後はページを非公開にし、正式な契約書類をもって情報管理に移行することをおすすめします。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
提案LPの送付メールは「先日のご相談内容に基づき、ご提案をまとめたページをご用意しました」と書き出し、何についての提案かを冒頭で明確にします。確認してほしい点は「想定される法的リスクの整理」「対応の優先順位」「費用の概算」の3点に絞り、それぞれにページ内の該当セクションへの誘導を添えると閲覧効率が上がります。
返信期限を設けることで依頼人の意思決定を促します。「来週○日（水）までにご意見をいただけますと、対応方針を検討する時間が確保できます」のように具体的な日程を示します。期限後に返信がなければ「その後いかがでしょうか」と短いフォローアップメールを送り、意思決定の障害となっている点を確認してください。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
相談者が配偶者や家族に提案ページを見せたいと言ってきた場合の対応は？
家族を共同依頼人として位置づける場合は、事前に守秘義務の範囲を確認した上で家族のアドレスを招待リストに追加してください。相談者の同意なしにアドレスを追加することは避けてください。
提案LPに記載した費用見積もりが変わった場合、すぐに修正できますか？
ファイルを上書きアップロードすれば同じURLに最新内容が反映されます。修正後は「ページの内容を更新しました」と依頼人にメールで連絡することをおすすめします。
案件が解決した後、依頼人がページにアクセスしようとした場合はどう対応すべきですか？
案件終結後はページを非公開にするか、招待リストから依頼人のアドレスを削除することでアクセスを遮断できます。案件記録は別途安全なシステムで保管してください。