認証方式を選ぶ前に考えること
認証方式を決めるときは、まず「誰に見せるか」と「どれくらい機密か」を整理すると判断しやすくなります。広く見せたいのか、特定の相手に限るのかで、選ぶべき方式は変わります。
強すぎる認証は相手の手間を増やし、弱すぎる認証は情報の保護が不十分になります。目的に対して過不足のない方式を選ぶことが、結果的に円滑な共有につながります。
4つの認証方式の特徴
ギガサイト便では、目的に応じて4つの認証方式から選べます。それぞれ手軽さと厳密さのバランスが異なります。
おおまかには、下にいくほど閲覧者を厳密に限定でき、上にいくほど手軽に共有できる、と捉えると整理しやすいでしょう。
- URLのみ: 推測されにくいランダムなURLで共有する。最も手軽だが、URLを知る人は誰でも閲覧できる
- パスワード: URLに加えてパスワードを知る人だけが閲覧できる
- メール認証: 許可したメールアドレス宛に届く6桁コードで本人確認する
- 会社ドメイン認証: 指定した会社ドメインのアドレスを持つ人だけが閲覧できる
認証方式の選び方フローチャート
HTML共有の認証方式の選び方｜URLのみ・パスワード・メール・会社ドメインでは、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
機密度別の選び方の目安
公開しても差し支えない内容や、社内の気軽な共有であれば、URLのみでも十分なことが多いでしょう。手間をかけずに見せられます。
取引先に渡す資料や下書きなど、限られた人に見せたいものはパスワードが向いています。さらに相手を確実に絞りたい場合はメール認証、所属する会社単位で限定したい場合は会社ドメイン認証が適しています。
- 公開前提・社内の気軽な共有: URLのみ
- 特定の相手向け資料: パスワード
- 本人確認まで行いたい: メール認証
- 社内や取引先など組織単位で限定: 会社ドメイン認証
ギガサイト便で認証方式を選んで公開する手順
実際の操作はどの方式でも共通の流れで、公開時に方式を選ぶだけです。登録なしでも匿名のまま始められます。
次の手順で進めます。あとから方式を変えることもできるため、まずは試してみるのもよいでしょう。
- トップ画面にHTMLまたはZIPファイルをドラッグ&ドロップする
- 認証方式を選ぶ（URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証）
- 選んだ方式に応じてパスワードや許可アドレス、許可ドメインを設定する
- 公開期限を設定する
- 発行されたURLを相手に送る
プランによる利用範囲の違い
URLのみ・パスワード・メール認証は幅広く利用できます。会社ドメイン認証はProで利用でき、アクセスログもあわせて利用できます。
どの方式でも公開期限による自動失効と、既定のnoindexは共通です。まずは無料の範囲で手軽な方式から試し、必要に応じて厳密な方式へ切り替えていくと、無理なく運用できます。
共有後に認証を強める判断基準
最初はURLのみやパスワードで始めても、レビュー相手が増えたり、資料に未公開情報が追加されたりしたら、認証方式を見直します。公開時の選択を固定で考えず、共有範囲の変化に合わせて強めるのが安全です。
逆に、全員に広く見せる段階へ進んだなら、本番公開や別の配信方法へ移す判断も必要です。確認用URLはレビューを進めるための道具なので、役割が変わったら期限・認証・案内文を更新します。
- 社外メンバーが増えたら、URLのみからパスワード以上へ切り替える
- 相手個人を確実に絞りたいなら、メール認証へ上げる
- 会社単位で見せたいなら、会社ドメイン認証を検討する
- レビューが終わったら、期限切れ・非公開化・本番URL案内をセットで行う
共有相手が増えたときの見直しポイント
最初は1人だけに見せるつもりでも、レビューが進むと上長、制作会社、法務、外部パートナーへ共有範囲が広がることがあります。相手が増えた時点で、最初に選んだ認証方式がまだ合っているかを見直します。
URLのみで始めたものが社外へ転送される可能性が出たらパスワードへ、人数が多く誰が見たかを個別に把握したいならメール認証へ、同じ会社の複数人にまとめて見せるなら会社ドメイン認証へ寄せる、と考えると判断しやすくなります。
- 1〜2名の短期確認: URLのみまたはパスワード
- 社外転送が起きそう: パスワードと期限を併用
- 個人単位で絞りたい: メール認証を検討
- 同じ会社の複数人: 会社ドメイン認証を検討
よくある質問
いちばん手軽な認証方式はどれですか。
URLのみが最も手軽です。推測されにくいランダムなURLを送るだけで共有できます。ただしURLを知る人は誰でも閲覧できるため、機密性が高い内容には向きません。
もっとも厳密に閲覧者を限定できるのはどの方式ですか。
相手個人を確実に絞るならメール認証、所属する組織単位で絞るなら会社ドメイン認証が向いています。用途に応じて、本人確認をしたいか組織で区切りたいかで選ぶとよいでしょう。
途中で認証方式を変えることはできますか。
公開後でも認証方式を追加したり変更したりできます。まず手軽な方式で始めて、必要になったらパスワードやメール認証へ切り替える、といった運用が可能です。
どの方式でも検索エンジンに載らないようにできますか。
ギガサイト便は既定でnoindexのため、どの認証方式でも検索結果に内容が出にくくなっています。あわせて公開期限による自動失効も共通で利用できます。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。
最初はURLのみで始めても大丈夫ですか？
低リスクで短期の確認ならURLのみでも始められます。ただし、社外メンバーが増える、未公開情報が入る、転送されると困る内容になる、といった変化があれば、パスワード・メール認証・会社ドメイン認証へ早めに切り替えてください。
最初にURLのみで共有した後、途中から認証を強めても遅くありませんか？
遅くはありません。共有範囲が広がった時点でパスワード、メール認証、会社ドメイン認証へ切り替えると、以後のアクセスを絞れます。ただし、すでにURLを知っている人がいる前提で、必要ならパスワードを新しくし、期限も短めに設定してください。