準備するもの
Teams内のチャンネル設定を確認します。チャンネルの「…」メニューから「チャンネルを編集」を開き、プライバシーが「標準（組織内の全員がアクセス可）」か「プライベート（特定メンバーのみ）」かを確認します。プライベートチャンネルでもゲストが招待されている可能性があるため、メンバーリストの確認は省略できません。
ギガサイト便でURL発行する際に、会社ドメイン認証（例：@example.co.jpのアドレスのみ閲覧可）を設定するとTeamsのチャンネル公開範囲とは別に二重のアクセス制御が働きます。万一Teamsのチャンネル設定が意図と異なっていても、URLレベルでアクセスを制限できるため、セキュリティの担保として有効です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
投稿の件名フィールドに「【要対応】」や「【レビュー依頼】」を入力することで、通知センターでの視認性が上がります。件名なしで本文だけ送るとTeams通知に表示されるプレビューが本文の冒頭数文字になり、URLそのものが表示されて受け手に伝わりにくくなります。
メンションは投稿本文の冒頭に入れます。文末にメンションを付けると通知はされますが、相手が通知をまとめて確認したときにどの投稿へのメンションか分かりにくくなります。チーム全体へのレビュー依頼の場合は@チーム名のチームメンション、個別確認依頼は@名前での個人メンションを使い分けます。
失敗しやすい点
Teamsの「返信」ボタンではなく「新しい投稿」で別スレッドを立てて修正版URLを送ると、元の依頼と修正版が別スレッドになってレビュアーが混乱します。修正版は必ず元のスレッドの「返信」から送信し、スレッドを一本化してください。
Teams会議のチャット欄にURLを貼ることがありますが、会議チャットは会議参加者全員が閲覧でき、会議録画とともに長期保存される場合があります。一時的なレビューURLを会議チャットに残すと期限切れのURLが長期間チャット履歴に残るため、会議後に別途チャンネル投稿でフォローするか、URLを無効化した旨をチャットに追記します。
テンプレ文面
チャンネル投稿の注意点込みテンプレートです。「件名：【レビュー依頼 期限：〇月〇日】〇〇デザイン確認 @（レビュアー名）さん 以下のURLで確認をお願いします。URL：https://gigasite.example.com/t01 パスワード：review625 確認期限：〇月〇日（〇）17:00 確認項目：①フォームのラベル文言、②エラーメッセージの表示位置。ご意見はこのスレッドに返信をお願いします。旧URLは既に無効化済みです。」
返信での修正版テンプレートです。「修正版（v2）を共有します。旧URLは無効化済みです。新URL：https://gigasite.example.com/t02 パスワード：変更なし 期限：〇月〇日まで延長 修正内容：①のラベル文言を変更しました。引き続きよろしくお願いします。」
よくある質問
Teams会議中に「画面共有でレビューを見せる」だけでは不十分ですか？
画面共有での確認はリアルタイムのフィードバックには向いていますが、会議後に改めて細部を確認したい場合にURLを別途共有する必要があります。画面共有と認証付きURL共有を組み合わせることで、会議中の口頭確認と会議後の非同期確認を両立できます。
TeamsのAppsタブにギガサイト便を連携させることはできますか？
Teamsのタブに任意のURLをWebサイトタブとして追加することはできます。ただしパスワード認証付きURLをタブに埋め込む場合、認証画面がiframe内で正常に動作しない場合があります。通常は投稿内にURLとして記載する方法を推奨します。
複数のチャンネルに同時に同じURLを配布する必要がある場合の注意点は？
同一URLを複数チャンネルに配布するとどのチャンネルからアクセスされたか追跡が困難になります。チャンネルごとに別URLを発行するか、アクセスログで確認できる範囲で管理し、レビュー完了後にURLを一斉無効化する手順を準備しておくことを推奨します。