準備するもの
アクセスログを督促に使うには、まず「誰がいつアクセスしたか」を識別できる認証方式が必要です。ギガサイト便ではメール認証またはドメイン認証を使うと、ログにアクセスしたメールアドレスが記録されます。パスワード認証のみの場合は「誰かが開いた」は分かりますが個人特定はできません。
ログを確認するタイミングをあらかじめ決めておきます。依頼送付から24時間後・48時間後・期限3日前の3回確認するルールにしておくと、見落としなく督促機会を捉えられます。Googleカレンダーに「ログ確認リマインダー」として登録しておくのが現実的です。
督促メッセージのテンプレートも事前に用意します。「未開封者向け」と「開封済み・未返信者向け」では文章のトーンが変わります。前者は「お手数ですがURLをご確認ください」、後者は「ご覧いただけたかと思いますが、ご意見をお聞かせください」のように使い分けます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
ギガサイト便の管理画面で対象URLを選び「アクセスログ」タブを開きます。表示される一覧には「アクセス日時・認証アカウント・デバイス種別」が記録されています。複数のレビュアーがいる場合、誰が開いていないかをリスト化して督促対象を絞り込みます。
未開封者が確認できたら、URLとパスワードを再掲した督促メッセージを送ります。このとき「期限まで◯日です」と具体的な日数を入れると緊急感が伝わりやすいです。開封済みで未返信の相手には「ご確認いただけましたでしょうか、ご意見をいただけますと助かります」と柔らかく促します。
失敗しやすい点
アクセスログを過信して「開封済みだから返信が来るはず」と待ち続けるのは禁物です。開いたけれど後で確認しようと思ってそのまま忘れるケースは珍しくありません。開封から48時間以上経過しても返信がない場合は、開封済みであっても督促を行いましょう。
ログに同一アカウントのアクセスが複数回ある場合、「何度も確認しているのに返信しない」と解釈しがちですが、モバイルとPCで別々にアクセスしただけの可能性もあります。ログはあくまで状況把握の補助ツールとして扱い、決定的な証拠にはしないことが重要です。
テンプレ文面
未開封者への督促メール例：「件名：【再送】◯◯デザイン確認URLのご案内。先日お送りしたレビューURLにまだアクセスいただけていないようです。期限は◯月◯日となっております。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。URL：[URL]、パスワード：別途お送り済みです」
開封済み・未返信者へのフォロー例：「件名：◯◯デザインのご意見について。先日ご確認いただいたかと思います。よろしければ気になる点やご意見をお知らせいただけますと幸いです。お返事の形式は箇条書きで構いません」と書くと返信の心理的ハードルが下がります。
よくある質問
アクセスログはどのくらいの期間保存されますか？
ギガサイト便ではURL有効期間中はログが保持されます。URL失効後のログ参照可能期間はプランによって異なるため、督促に使う場合は失効前にCSVエクスポートしておくと安全です。
ログに表示されるアクセス数が想定より多い場合、どう解釈すればよいですか？
同一人物がPCとスマホの両方でアクセスした場合や、ページ内でリロードが発生した場合にカウントが増えます。ユニークアカウント数と総アクセス数を区別して読むのが正しい解釈方法です。
ログを社内の進捗管理に使いたい場合、どのツールと連携できますか？
CSVエクスポートしたデータをGoogleスプレッドシートに貼り付け、フィルターで未開封者を抽出する方法が最もシンプルです。プロジェクト管理ツールのカスタムフィールドにも転記できます。