相手の特徴
初回取引のクライアントは自社のセキュリティポリシーや情報管理の厳しさが未知数だ。大企業の場合、外部URLへのアクセス制限やVPN接続が必須のケースがある。事前に「外部の共有URLにアクセスできる環境か」を確認しておくことで、認証画面で弾かれるという事態を防げる。
初回取引では担当者以外が同席するミーティングで突然HTMLを見せてほしいと言われることもある。そのシナリオに備えてパスワードを事前に準備しておき、口頭で伝えられる状態にしておくと対応力が上がる。アカウント登録が必要な認証は初回の商談の場では使いにくい。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
URLのみの共有は認証がないためアクセスが最も簡単だが、初回取引のクライアントへの共有では注意が必要だ。URLが転送されても見えてよい内容か、検索エンジンにインデックスされないよう設定されているかを確認する。提案段階のHTMLや未確定の価格表が含まれる場合は必ず何らかの認証を付ける。
URLのみ共有が許容されるのは、たとえば公開可能なサービス概要や実績ポートフォリオをHTMLにまとめて渡す場合だ。機密性がなく、むしろ相手に広く見てほしいコンテンツであれば認証なしでよい。ただしこの場合も期限は設定し、古い提案内容が永続公開される事態を避ける。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
初回取引クライアントへの共有でパスワード認証を使う場合は、初回の接触でパスワードを口頭や電話で伝えると最もスムーズだ。メールでURLとパスワードを分けて送付する手間を省け、相手もその場で確認できる。商談後すぐに見てもらえることでフィードバックが早く得られる。
パスワードは6〜10文字のランダムな英数字が適切だ。覚えやすい単語（会社名・プロジェクト名）はセキュリティが低く、かつ同クライアントの別プロジェクトにも使い回してしまうリスクがある。1Password等のツールで生成したランダム文字列を使い、後から見返せるよう記録しておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
メール認証は初回クライアントへの共有で特に有効だ。相手のメールアドレスをホワイトリストに登録するだけで、パスワードを別送する手間なく認証できる。相手が「何か入力しなければいけない」という心理的ハードルも、自分のメールアドレスを入力するだけなので低い。
メール認証の設定時に注意すべきは、相手が複数のメールアドレスを持っている場合だ。登録したアドレスとは別のアドレスからアクセスしようとするとアクセス拒否になり、「URLが壊れている」と思われてしまうことがある。事前に「このアドレスでアクセスしてください」と明記した案内を送っておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
会社ドメイン認証は「@example.co.jpのメールアドレスを持つ人なら誰でも閲覧可能」という設定だ。初回取引のクライアントに使う場合、相手の会社の全社員がアクセスできる状態になる点に注意する。まだ公開したくない提案内容を共有する際は、特定の担当者だけに絞れるメール認証の方が安全だ。
ドメイン認証が適しているのは、相手の会社全体に見せてよいコンテンツを共有するときだ。たとえばサービス説明資料や導入事例集をHTML化して送る場合、相手社内で広まることが望ましいなら会社ドメイン認証が効果的だ。「御社のドメインのメールアドレスがあれば誰でも見られます」と伝えると相手に好印象を与えやすい。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
初回商談の場でその場でHTMLを見せたい場合、事前に認証設定をしておく必要がありますか？
はい、事前設定が必要です。商談前にURLを発行してパスワードを設定しておき、当日その場でURLとパスワードを口頭で伝えてスマートフォンやPCからアクセスしてもらう方法が最もスムーズです。メール認証は相手アドレスが分かっている場合のみ事前登録できます。
初回クライアントへのHTMLにNDAが必要な情報が含まれている場合、認証だけで情報漏洩を防げますか？
認証はURLへのアクセス制御であり、ページを閲覧した後のスクリーンショットや印刷を技術的に防ぐことはできません。NDA必須の情報は認証との組み合わせだけでなく、NDA締結の確認を先に行う運用的な対策が不可欠です。
初回クライアントから「社内の複数部署に転送してよいか」と許可を求められました。メール認証の場合どう対応しますか？
転送先のメールアドレスを追加でホワイトリストに登録することで対応できます。転送を許可する前に転送先の部署名とアドレスを教えてもらい、登録後に「追加分も閲覧できるようにしました」と連絡する手順が確実です。