相手の特徴
外部パートナー会社の特徴は、プロジェクトに関与する人数が契約中に増減することだ。制作会社であればディレクター・デザイナー・コーダーが同時にHTMLを参照する必要があり、毎回個別にアドレスを登録するのは現実的でない。「このプロジェクトに関わるパートナー社員なら誰でも見られる」という設計が現場の実態に合っている。
複数のパートナー会社が同じプロジェクトに関与している場合は、パートナーA・B・Cに対して同じHTMLのURLを渡してよいか、それとも別々に発行すべきかを最初に決めておく。各社の守秘義務レベルが異なる場合は別URLで認証を分けた方が情報管理が明確になる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
外部パートナーへのURLのみ共有は、そのパートナーとNDAを締結済みで、かつ共有するHTMLに競合他社に知られてはいけない情報が含まれない場合に限定するべきだ。制作ガイドラインや素材規格表など、知られても直接的な損失が生じないコンテンツであれば許容できる。
URLのみ共有でパートナーに渡した場合、そのパートナーが下請けに出した際に第三者がアクセスできる状態になる。制作会社が海外の下請けを使っているケースでは、情報の到達範囲がコントロールできなくなる。一般公開してよいコンテンツ以外は何らかの認証を付けることを原則にする。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
外部パートナーへのHTMLにはパスワード認証が最もよく使われる。パートナー会社のPM1名にパスワードを伝えれば、社内でどのように転送されても「パスワードを知っている人だけ」という制御ができる。メールアドレスを個別登録する必要がなく、パートナー側の体制変更にも柔軟に対応できる。
パートナー別にパスワードを変えることを推奨する。同じプロジェクトに複数のパートナーが関わる場合、全員に同じパスワードを使うと、あるパートナーとの契約が終了しても他パートナーが同じパスワードでアクセスし続けるという問題が起きる。パートナーA用・パートナーB用と分けることで、個別に失効処理ができる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
外部パートナーのうち、特定の担当者だけに閲覧を限定したい場合にメール認証が有効だ。たとえばパートナー会社のCクラス役員だけに先行でHTMLを見せる場合、その役員個人のメールアドレスをホワイトリストに登録することで、他の社員には見えない状態を作れる。
パートナー会社の担当者が業務用メールアドレスと個人メールアドレスを使い分けている場合、どちらで登録するかを事前に確認する。業務用アドレスで登録したのに相手が個人端末で確認しようとして弾かれることがある。「このアドレスで確認してください」と登録したアドレスをURLと合わせて伝えておくことが重要だ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
パートナー会社に対して会社ドメイン認証を使う場合、そのパートナーと長期かつ安定的な関係があり、同社の全社員に見せて問題ないコンテンツに限定する。制作ガイドラインや素材ライブラリのHTMLをパートナー全社に開放する用途に向いている。プロジェクト固有の機密情報には使わない。
同時に複数のパートナー会社のドメインを登録できる場合、プロジェクト関与企業全社のドメインをまとめて登録する方法も効率的だ。「このプロジェクトには@agencyA.co.jpと@agencyB.co.jpの社員がアクセスできる」という管理の仕方は、プロジェクト単位での情報統制がしやすい。ドメイン認証の削除はパートナーとの契約終了のタイミングに合わせて実施する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
外部パートナーに共有したHTMLを、パートナーがさらに下請けへ転送してしまいました。認証は有効ですか？
パスワード認証の場合、パスワードが下請けに伝わっていれば下請けもアクセスできます。こうした状況を防ぐには契約書でURLの転送・再配布を禁止する条項を設けることと、メール認証で許可アドレスを明示的に管理することを組み合わせることを推奨します。
パートナー会社が合併して社名・ドメインが変わりました。ドメイン認証はどのように更新しますか？
管理画面から旧ドメインを削除して新ドメインを追加することで対応できます。合併の場合は旧ドメインのメールアドレスが一定期間有効なケースもあるため、旧ドメインを即削除するかは先方のITチームに確認してから実施してください。
パートナーに渡したHTMLのURLが外部にリークしたと思われます。即座に対処する方法はありますか？
管理画面から対象URLを即時停止するか、パスワードを変更する操作が最も速い対処です。停止すれば旧URLは誰もアクセスできなくなります。その後パートナーに状況を説明し、新しいURLとパスワードを発行して再配布してください。インシデント対応として停止した日時を記録しておくことも重要です。