相手の特徴
外注先・ベンダーは複数人のチームで動いている場合が多く、担当者の一人にURLを送ると社内の別メンバーにも共有される。情報の範囲を意図した担当者だけに絞りたい場合は、URLのみの共有では管理が難しい。
外注先が複数社ある場合は、ベンダーA向け・ベンダーB向けで別々のURLを発行することで、どちらの担当者がいつ閲覧したかを発注元側で把握できる。誤ったベンダーが他社の仕様書を見てしまうリスクも排除できる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
外注先への共有で「URLのみ」が適するのは、完成後の公開ページのプレビュー確認など、既に一般公開を前提としたコンテンツの最終チェックに限られる。発注側が仕様変更を検討中の未確定情報や競合他社との差別化要因を含むHTMLをURLのみで渡すことは避けるべきだ。
外注先のメンバーがHTMLのURLをGoogleドキュメントのコメントやSlackに貼り付けることで、意図せず社外にURLが公開されるケースがある。最低限パスワードを設定しておくだけで、こうした事故のリスクを大幅に下げられる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
ベンダーのチーム全員に同じパスワードを使わせる運用は、外注先の社内共有が前提になっている場合に合理的だ。「このプロジェクトのレビュー用パスワードは XXXX です」と案内するだけで外注チーム全員がアクセスできる。
複数のベンダーが関わる大規模プロジェクトでは、ベンダー間でパスワードが漏洩するリスクがある。各ベンダーに異なるパスワードを設定するか、メール認証に切り替えて担当者単位でアクセス管理することを検討する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
外注先の担当者を個人単位で管理したい場合、メール認証が最も精度の高い制御を提供する。プロジェクトメンバーのアドレスをリストアップして許可設定することで、担当外のメンバーや退職した外注担当者のアクセスを止めやすい。
メール認証のログは検収トラブルが発生した際の事実確認にも使える。「この仕様書は確認していなかった」という外注先の主張に対して、「○月○日○時に御社のアドレスからアクセスされています」と提示できると、確認作業の証跡として機能する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
外注先が単一の企業で、その会社のドメインメールを全員が使っている場合はドメイン制限が有効だ。担当者が変更になっても、新しい担当者が同じドメインのメールアドレスを持っていれば個別登録なしにアクセスできる。
複数のベンダーや個人フリーランサーが混在するプロジェクトでは、ドメイン制限では対応できない。メール認証で個人アドレスを個別管理し、プロジェクト参加・離脱のタイミングで許可リストを更新する運用を標準化することが長期プロジェクトの管理品質を保つ鍵だ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
外注先の担当者が変更になった場合、新しい担当者へのアクセス権の付け替えはどのように行いますか？
メール認証の場合は旧担当者のアドレスを許可リストから削除し、新担当者のアドレスを追加するだけで完了します。パスワードの場合はパスワードを変更し、新担当者のみに通知します。
外注先が複数社いる場合、各社に別のURLを発行することは可能ですか？
可能です。同一のHTMLを複数URLで公開し、それぞれに異なる許可リストを設定することで、どのベンダーがいつ閲覧したかをURL単位で追跡できます。
プロジェクト完了後に外注先のアクセス権をまとめて無効化するにはどうすればよいですか？
URLの公開を停止するか、メール認証の許可リストを空にすることでプロジェクト関係者全員のアクセスを一括で止められます。プロジェクト完了日をカレンダーに登録し、その日に無効化操作を行う習慣をつけてください。