相手の特徴
短期スタッフは社内システムのアカウントを持たないことが多く、会社ドメインのメールアドレスも付与されていないケースが一般的だ。個人のメールアドレスで認証させる場合、契約終了後もそのアドレスは有効なままであるため、期限設定との組み合わせが必須になる。
短期スタッフへの資料共有は複数人に同時に行う場面が多い。人数が10名を超えるようであれば、個別にパスワードを配布するより、全員が利用できる共通パスワードに期限を設けた運用のほうが現実的だ。ただし共通パスワードは退席者が出た時点で変更する手順を決めておくこと。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
短期スタッフへのURLのみ共有は、業務フローや社内向けレイアウトの確認など機密性の低い資料に限るべきだ。例えば「新しい帳票デザインの見た目確認」程度であればURLのみでも問題ないが、顧客名や個人情報が一切含まれていないことを必ず確認してから送る。
URLを全スタッフが参加するチャットに貼る運用は、チャット履歴が外部に漏れた際にURLも漏洩するリスクがある。閲覧期間終了後は速やかにURLを失効させ、チャット内の発言を削除するかピン留めを解除して目に触れにくくする工夫が有効だ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
短期スタッフへのパスワード共有は、研修初日に口頭または紙で渡すと確実に届く。デジタルだけで送ると「届いていない」というトラブルが起きやすい。パスワードは資料の内容を連想させない文字列にし、契約終了日にURLを失効させるか別のパスワードに変更する。
複数の派遣スタッフが同じパスワードを使う場合、退社した人のアクセスを個別に止められない点に注意が必要だ。この場合は契約終了のタイミングでURLごと失効させ、残りのスタッフには新URLを発行し直すフローを整えておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
短期スタッフが個人メールアドレスを使う場合、メール認証のホワイトリストに各自のアドレスを登録する方法がとれる。契約終了時にそのアドレスをリストから削除すれば、URLが残っていても閲覧できなくなる。削除漏れが起きないよう、契約終了日をカレンダーにアラートとして設定しておくこと。
スタッフが多い場合はホワイトリストへの一括登録機能があるサービスを選ぶと効率的だ。追加・削除のログが管理画面で確認できると、後から「いつ誰が追加・削除されたか」の証跡として使える。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
短期スタッフに会社ドメインのメールを付与している組織では、ドメイン認証が最も運用コストが低い。契約終了時にドメインアドレスを停止すれば自動的にアクセスが遮断されるため、個別のURL失効操作が不要になる。
パスワード・メール・ドメイン認証を短期スタッフ向けに比べると、雇用形態ごとに適切な選択肢が変わる。社内ドメインを持つ派遣スタッフにはドメイン認証、個人メール使用者にはメール認証＋期限設定、不特定多数への一時共有にはパスワード＋短期間URLという組み合わせが実務で定番となっている。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
短期スタッフが誤って資料URLを社外の友人に転送してしまった場合、どう対応すればよいですか？
即座に当該URLを失効させることで転送先からのアクセスも遮断できる。その後、必要なスタッフにのみ新URLを再発行し、情報管理のルールを改めて周知する。
派遣会社から来た10名に同時共有する場合、パスワードは全員共通にすべきですか？
共通パスワードで問題ないが、契約終了日をURLの失効日と揃えて設定するのが前提だ。途中退職者が出た場合は残りのメンバーにURLを再発行し直すことで安全性を保てる。
短期スタッフへの共有は何日前に行うのが適切ですか？
業務開始日の前日に送るのが一般的だ。早すぎると期限前に失効させる必要が生じ、遅すぎると確認の時間がなくなる。送付後に「開けましたか？」と一声かける確認フローを加えると安心できる。