相手の特徴
商談中の見込み客はまだ契約関係にないため、長いセットアップ手順を嫌う傾向があります。「URLを開いたらすぐ見られる」状態が理想ですが、機密性の高いモックや価格表を誰でも見られる状態で置くのは避けるべきです。まず相手がメール認証に慣れているかどうかを事前のやり取りから判断しましょう。
スマートフォンで開く可能性も高いため、QRコードやショートURLを添えると開封率が上がります。共有前にPC・スマホで少なくとも1回ずつ表示確認を行い、フォントや画像が正しく描画されるかチェックしてください。HTMLに外部送信スクリプトや個人情報フォームが残っていると、見込み客からの信頼を損なうリスクがあります。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
URL共有のみ（認証なし）が有効なのは、モックの内容が競合他社に見られても問題ない汎用的なデザイン案の場合です。ただし検索エンジンにインデックスされる可能性があるため、ギガサイト便でnoindex相当の設定が有効になっているか必ず確認してください。
期限設定を組み合わせると、商談終了後にURLが有効であり続けるリスクを減らせます。たとえば「提案から7日間」といった短い期間を設け、商談が継続する場合は新しいURLを発行する運用にすると、古いリンクが放置されるのを防げます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
パスワード認証は相手のメールアドレスが不明な場合や、複数の担当者が同じURLを開く場合に適しています。商談の場では「会議中にその場でURLを共有して全員に見せる」シーンが多く、個人メール認証より運用しやすいメリットがあります。パスワードは当日の打ち合わせでチャットに貼るか、口頭で伝えると迷子になりません。
パスワードを使い回すと別案件の相手が偶然アクセスできてしまう事故が起きます。案件ごとにランダムな文字列を生成し、商談終了後はパスワードを変更するかURLを失効させましょう。「英数字8文字以上・記号なし」にするとスマホ入力でのミスが減ります。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
メール認証は相手のアドレスが既知で、本人確認を確実に行いたい場合に最適です。見込み客のメールアドレスをあらかじめ許可リストに追加しておけば、相手がURLを開いた際にワンタイムコードが届き、そのまま閲覧できます。「パスワードを聞かれる面倒」がなく、エンドユーザー体験も比較的スムーズです。
ただし受信トレイのフィルタリングでワンタイムコードが迷惑メールに入るケースがあります。共有の際に「認証コードが届きますので、迷惑メールフォルダも確認してください」と一言添えると、商談の場でのトラブルを減らせます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
会社ドメイン認証（例: @example.co.jp のメールアドレスを持つ人だけがアクセス可）は、BtoB商談で相手企業の担当チーム全員に見せたい場合に効果的です。個別のパスワード配布やメールアドレス登録が不要なため、相手の総務や情報システム担当など複数人がレビューする場面で手間が省けます。
一方、フリーメール（Gmailなど）しか持たない個人事業主や小規模スタートアップには使えない点に注意が必要です。また、同じドメインを使う別会社の関係者にも開かれてしまうリスクがあるため、競合他社が同じドメインを持っているケースでは単独使用を避け、メール認証と組み合わせるとより安全です。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
商談中に急遽モックを見せたいとき、最も素早く設定できる認証方式はどれですか？
パスワード認証が最速です。URLを発行しパスワードをその場でチャットに貼れば、相手はすぐアクセスできます。メール認証はコード受信の待ち時間があるため、急ぎの場面には向きません。
見込み客が複数の部署から参加する場合、全員に同じURLを使わせても問題ありませんか？
パスワードまたは会社ドメイン認証なら全員が同一URLを使えます。メール認証は人数分のアドレスを事前登録する手間があるため、大人数レビューには向きません。
商談が不成立になった後、共有したURLはどう処理すべきですか？
商談終了が確定したタイミングでURLを失効させるか、ギガサイト便の管理画面から削除してください。放置すると相手が後日アクセスして内容を再利用するリスクが残ります。