相手の特徴
NDA締結前の相手は法的な機密保持義務がまだ発生していないため、この段階で開示するHTMLの内容は最小限に絞るべきです。「どこまでが公開情報でどこから機密か」を明確に整理し、締結前に見せるページと締結後に見せるページを物理的に分けて別URLで管理することを推奨します。
締結後の相手には義務が発生しますが、アクセスログを保管しておくことで「いつどのIPから閲覧されたか」を証拠として残せます。NDA関連の資料共有では、閲覧記録がトラブル時の重要資料になるため、ギガサイト便のアクセスログ機能を活用し、URLごとに閲覧履歴をエクスポートして保存してください。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
URLのみ
NDA関連の資料に認証なしURLを使うのは、会社紹介や製品の概要説明など完全に公開してよい内容のみに限定してください。締結前の相手に技術仕様や財務情報を認証なしで共有すると、「意図せず公開した」と見なされる法的リスクがあります。
認証なしの場合でも期限設定は必須です。NDA交渉が決裂した後も資料が永続公開される状態は避けるべきで、交渉期間終了の翌日に自動失効するよう設定しておきましょう。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
パスワード
NDA締結前の初期情報共有にはパスワード認証が手軽で有効です。交渉担当者だけにパスワードを伝えることで、同社の別部門や第三者への不用意な拡散を防げます。ただしパスワードを共有した相手と日時をメモとして記録しておくと、後から「誰に渡したか」を追跡できます。
締結後にさらに深い機密資料を追加共有する際は、パスワードを変更して再配布してください。同じパスワードを使い続けると、初期交渉時に関与して途中で外れた相手がそのまま閲覧できる状態が続いてしまいます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
メール
メール認証は「開示した相手のメールアドレス」が明確に記録される点でNDA文脈に適しています。ワンタイムコードの送信ログが「このアドレスがこの日時にアクセス認証を完了した」という事実を裏付けます。NDA相手には必ず法人メールアドレスで認証させるようにしてください。
複数名が交渉に参加している場合、全員のメールアドレスを許可リストに事前登録してからURLを共有してください。後から追加が発生した場合は、管理画面から即座に追加できます。フリーメールアドレスは受け付けないよう設定することで、個人アカウント経由の意図しない持ち出しを抑制できます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
ドメインの比較
ドメイン認証はNDA交渉相手の会社全体にアクセスを許可することになります。NDA当事者以外の同社社員もアクセスできてしまうため、法的な「開示範囲の特定」という観点ではメール認証より不確実です。使う場合は「相手企業全体への開示に問題ない内容か」を法務担当と確認してから設定してください。
複数社が関係するM&AデューデリジェンスやJV検討の場合、関係社ごとに別URLを発行してドメイン認証を設定すると、「A社にはこのURL、B社にはあのURL」という開示管理が明確になります。一つのURLを複数社で共有すると、どの会社がいつアクセスしたかのログが混在して分析しにくくなります。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
NDA締結前に誤って機密資料を共有してしまった場合、URLをすぐに失効させれば法的リスクは消えますか？
失効させても「閲覧された可能性がある」事実は残ります。失効と同時にアクセスログを確認し、開示があった場合は法務担当に相談して適切な対処（追認のNDA締結等）を検討してください。
NDA締結後に相手が退職した場合、そのメールアドレスへのアクセス権はどう処理すべきですか？
退職者のアドレスを許可リストから削除し、URLの期限が残っている場合は再確認してください。後任担当者が決まれば新しいアドレスを追加し、必要に応じてNDAの当事者変更手続きも行いましょう。
NDA交渉中に資料を更新した場合、同じURLを上書きするのとURLを新発行するのではどちらが安全ですか？
原則として新URLを発行し、旧URLは失効させてください。「いつ何を開示したか」の証跡を明確にするためには、バージョンごとに別URLが管理しやすく、紛争時の証拠整理も容易になります。