選べる認証は4方式だけと押さえる
共有時に設定できる認証はURLのみ、パスワード、メール認証、会社ドメイン認証の4種類です。IP制限や外部SSOといった仕組みはここには含まれないので、この4つの中から相手に合うものを選ぶ前提で考えると判断が速くなります。
迷いの多くは「どれが一番安全か」で止まってしまうことから生まれます。実際には安全度だけでなく、相手にかかる手間とのバランスで選ぶのが現実的です。
手間と安全度で4方式を並べる
おおまかには、相手の手間が少ないほど安全度も下がり、本人確認が増えるほど手間も増える関係になります。4方式を手間と安全度、向く相手で並べると次のようになります。
この対応関係を頭に入れておくと、安全度だけで最上位を選んで相手に余計な負担を強いる失敗を避けられます。相手にかかる手間と守りたい内容の重さを天秤にかけて選ぶのが基本です。
- URLのみ：相手の手間はほぼゼロ。安全度は低め。社内のすぐ消す確認や、誰に見られても困らない内容に向く
- パスワード：URLとは別にパスワードを伝える手間がある。安全度は中。少人数に短期間だけ見せたいときに向く
- メール認証：宛先ごとにワンタイムコードで本人確認する。手間は中で安全度は高い。社外の特定の個人に渡すときに向く
- 会社ドメイン認証：指定ドメインのメールを持つ人だけが通る。設定後の手間は少なく安全度も高い。同じ取引先や自社の全員に向く
認証方式の選び方フローチャート
HTML共有の認証4方式を一覧表で比較｜手間・安全性・向く相手では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
迷ったときの最小十分な選び方
認証方式を選ぶときは、最強の方式を選ぶより、レビューが止まらない範囲で十分に絞ることが大切です。認証が強すぎると相手が開けず、弱すぎると転送時の不安が残ります。
迷ったら、まず公開期限を短く切ったうえで、相手が個人ならメール認証、相手が企業単位なら会社ドメイン認証、数名の短期確認ならパスワード、公開して困らない軽い確認だけURLのみ、という順で決めると実務で迷いにくくなります。
- 個人を特定したい: メール認証を選ぶ
- 同じ会社の複数人に見せたい: 会社ドメイン認証を選ぶ
- 数名に短期間だけ見せたい: パスワードを選ぶ
- 誰に見られても困らない確認だけ: URLのみを選び、期限を短くする
URLのみとパスワードの使い分け
URLのみは最も手軽で、相手はリンクを開くだけで見られます。ただしURLが転送されれば誰でも開けてしまうため、見られて困らない内容か、すぐに公開を終える前提のときに使います。
パスワードは一段安全になりますが、結局はパスワードを使い回されたり別経路で漏れたりするリスクが残ります。少人数に短期間だけ渡す用途に向く一方、大人数や長期の共有には不向きです。
メール認証と会社ドメイン認証の使い分け
メール認証は宛先のメールアドレスにワンタイムコードを送り、本人確認をしてから閲覧させます。誰に許可したかが明確になり、許可していない相手はコードを受け取れないため、社外の特定個人に渡すのに向いています。
会社ドメイン認証は、指定したドメインのメールアドレスを持つ人だけを通します。相手の人数が多くても一人ひとり登録する必要がなく、同じ会社や取引先の全員に見せたいときに効率的です。誰が見たかを把握したい場合は、アクセスログも併用できます。
選定を素早くするための手順
迷いを減らすには、相手の属性から順に絞り込むのが効きます。次の順で考えると、毎回ほぼ機械的に方式が決まります。
最初に相手と内容の条件を確定させてしまえば、候補は自然と一つか二つに絞られます。考える順番を固定するだけで、選定にかかる時間は大きく短くなります。
- 相手が社内か社外かを判断する
- 相手が一人や数名か、大人数かを確認する
- 内容の秘匿度が低いか高いかを見極める
- 社内の使い捨て確認ならURLのみ、社外の少人数で短期ならパスワードを選ぶ
- 社外の特定個人ならメール認証、取引先や自社の全員ならドメイン認証を選ぶ
- 見られたくない相手がいる場合は、選んだ認証に公開期限を組み合わせる
型を持っておくと迷わない
実務では「社内の使い捨て確認はURLのみ」「社外の一人ならメール認証」「取引先全員ならドメイン認証」といった型をいくつか持っておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。判断のたびに悩む時間が減り、共有の初動が速くなります。
どの方式でも、一時公開ページにはnoindexが付いて検索結果には出ません。一方でnoindexはアクセス制御ではないので、見せたくない相手がいるなら必ず認証を併用してください。認証と公開期限を組み合わせれば、見られる範囲と期間の両方を管理できます。
よくある質問
結局どの認証が一番安全ですか。
本人確認の確実さではメール認証と会社ドメイン認証が高めです。ただし安全度だけでなく相手の手間との兼ね合いで選ぶのが現実的で、用途に応じて使い分けるのが基本です。
IP制限やSSOで絞ることはできますか。
選べる認証はURLのみ、パスワード、メール認証、会社ドメイン認証の4方式です。この中から相手に合うものを選ぶ前提で設計してください。
取引先の大人数に見せたいときはどれがよいですか。
会社ドメイン認証が向いています。指定ドメインのメールを持つ人なら一人ずつ登録しなくても通せるため、同じ会社の全員に見せる用途で手間を抑えられます。
認証を付ければ検索に出ない状態も保てますか。
一時公開ページにはnoindexが付き検索結果には出ません。ただしnoindexはアクセス制御ではないため、関係者以外に見せたくない場合は認証の併用が前提になります。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。