この業種で起きる共有課題
研修会社の社内説明ページには、講師の契約条件や受講者からの評価スコア、次期カリキュラムの改訂方針など、社外に出してはいけない情報が含まれることが多い。これを誰でもアクセスできるURLで共有するのは情報管理上のリスクがある。会社ドメイン認証を使えば、社員のメールアドレスを持つ人のみに閲覧を制限できる。
社内向けのページであっても、スマートフォンで開くメンバーがいる。会議室から移動中にURLを開くケースも多いため、主要な情報が縦持ちスマホでスクロールせずに読めるかを送付前に確認する。特に表やタイムラインが入ったページは、スマホでの表示が崩れやすいため実機確認を省かない。
社内説明ページはメールの一部として読まれるのではなく、URLをクリックして独立したページとして読まれる。そのためページの先頭に「誰向けのページか」「何を判断してほしいか」をまとめた導入文を入れると、文脈なしにURLを開いたメンバーも迷わず読み始められる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
社内説明ページに研修プログラムの原価情報や取引先への発注金額が含まれている場合、そのページの閲覧権限を経営層・管理職に限定する必要がある。全社員が閲覧する社内説明ページに原価が表示されていると、外部委託講師やパートタイムスタッフが間接的にその情報を目にするリスクがある。
社内説明ページに登場する社員名・部署名・役職が、プロジェクト公開前の体制図に関するものであれば、発表前の人事情報として慎重に扱う。HTMLのメタタグやタイトルタグにもその情報が含まれることがあり、検索エンジンのクローラーがインデックスしないようmeta noindexを設定しているかを確認する。
おすすめ認証方式
全社員に共有する社内ページには会社ドメイン認証が最適だ。アクセスリストを管理する手間なく、在籍社員全員が閲覧でき、退職したメンバーは会社メールが失効した時点で自動的に閲覧不可になる。入社タイミングの異なるメンバーが多い研修会社では特に管理コストを下げられる。
閲覧を特定の部署や役職に限定する場合はメール認証で個別リストを登録する。「カリキュラム担当者と部長以上のみ」のような制限が必要な場合、ドメイン認証では粒度が粗すぎるため、担当者全員のメールアドレスを登録してアクセスを制御する。アサイン変更や昇格があった際はリストを更新する運用を定期的にレビューする。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
社内向けの案内メールは3文以内に収める。「◯◯に関する社内説明ページを作成しました。[URL]からご確認ください。質問は◯月◯日のMTGで受け付けます」という形で十分だ。長い説明文を書くとページとの内容重複が起き、どちらを読めばいいか迷わせてしまう。
フィードバックを求める場合は選択肢を事前に絞る。「この方針に対する懸念点があればSlackの#内部連絡チャンネルに投稿してください」のように場所と形式を指定すると、担当者がコメントを一元管理しやすくなる。無期限でコメントを受け付けると議論が長期化するため、受付期間を明示して打ち切る時期を明確にする。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
社内説明ページの内容が機密情報を含む場合、印刷を制限できますか？
CSSの@media printで印刷時に内容を非表示にすることはできますが、スクリーンショットを防ぐ手段はありません。特に機密度が高いページは印刷制限と合わせてアクセス権を最小限に絞ることを推奨します。
ページを共有した後で閲覧者リストを変更できますか？
会社ドメイン認証の場合は変更不要でアクセス制御が自動化されます。メール認証の場合は管理画面から許可リストをいつでも追加・削除できます。
社内説明ページが更新されたとき、全閲覧者に通知する機能はありますか？
ギガサイト便には自動通知機能はありません。更新した際はメールやSlackで「URLの内容を更新しました」と一言連絡する運用を組み合わせてください。