この業種で起きる共有課題
自治体の提案LPには未確定の予算額・事業名・スケジュールが含まれることが多く、議決前に情報が漏れると住民や報道機関からの問い合わせが殺到するリスクがある。庁内での回覧に加えて首長や上部機関への説明用にURLを使う場合、送付先以外にURLが転送されないよう認証で制御することが重要だ。
自治体担当者がスマートフォンを業務利用するケースは以前より増えているが、庁内の端末制限でブラウザのバージョンが古いことがある。最新のCSSグリッドやWebPフォーマットに対応していない環境でも崩れないよう、配信前にIE互換モードまたは古めのChromiumで表示確認をしておくと安心だ。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
提案LPにAIツールが自動生成したものであることを示すコメントがHTMLのソースに残っていると、「AIで作った公文書もどき」という印象を持たれる可能性がある。ソースコードを最小化（minify）するか、生成ツール名を示すコメントをすべて削除してから配信する。
未発表の業者選定候補名や調達金額が検討資料から流れ込んでいないかも確認が必要だ。公共調達では入札前の情報漏えいが法的問題になる可能性があるため、提案LP内のテキストを最終確認する際は法務・調達担当者にもレビューを依頼することが望ましい。
おすすめ認証方式
首長・部長クラスの少数の確認者に送る場合は、個別メール認証が適している。各担当者の公式メールアドレスを招待し、閲覧ログで誰がいつ確認したかを記録しておくと、「見ていない」というすれ違いを防ぐ証拠になる。
複数の部署が横断的にレビューする場合は、各部署の庁内ドメイン（例：city.○○.lg.jp）でドメイン認証を設定すると個別登録の手間を省ける。ただし退職・異動のサイクルが速い組織では、ドメイン認証だと元職員のアドレスが無効化されるまでアクセスできてしまう場合があるため、人事異動のタイミングでアクセス制御を見直す運用ルールを設けておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
行政文書の送付に準じた形式で「件名：（事業名）ランディングページ確認のご依頼」「本文：下記URLにてご確認いただけますでしょうか。○月○日（○）までにご意見をいただけますと幸いです」とすると、受け取る側が公式文書として扱いやすい。
意見回収は既存の行政内コミュニケーション手段（庁内メール・ワークフローシステム）に合わせると対応漏れが起きにくい。「URLのフォームから直接回答してください」という形は庁内のセキュリティポリシー上許可されないケースもあるため、事前にシステム担当者へ確認する。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
自治体のセキュリティポリシー上、外部サービスのURLを庁内端末で開くことが制限される場合はどうすればよいですか？
IT管理部門へ事前にドメインのホワイトリスト申請をすることで解決できるケースが多いです。ギガサイト便のドメインを共有し、通信の暗号化（HTTPS）を確認してから申請すると承認されやすくなります。
提案LPに記載した事業名や予算額が変更になった場合、すぐに差し替えできますか？
ファイルを更新してアップロードすると同一URLで即座に最新版が配信されます。変更後は確認者に更新連絡を入れ、ブラウザのキャッシュをクリアしてから再度確認するよう案内してください。
議会への説明資料として提案LPのURLを会議資料に記載することはできますか？
可能ですが、会議後もURLが残ることを念頭に置く必要があります。議決後に情報公開する場合は認証を外した公開URLに切り替え、議会用の限定共有URLは削除するという二段階の運用が適切です。