この業種で起きる共有課題
自治体のキャンペーン告知は首長メッセージや予算のかかった事業名が含まれることが多く、正式発表前に住民に伝わると議会対応や記者会見の段取りが狂う。関係部署・委託業者・監査担当が同時に確認するプロセスで、誰かがURLをSNSに誤投稿してしまうリスクを排除するためにも認証は必須だ。
PCで確認する担当者とスマートフォンで確認する委託業者が混在するため、両方の環境での表示確認が必要になる。キャンペーンLPにバナー画像が多い場合、モバイルでは画像の読み込み順によって重要なメッセージが後回しになることがある。LCP（最大コンテンツの描画）が3秒以内に収まるかを確認するのが望ましい。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
告知ページの校正段階では「担当：〇〇課 田中」のような担当者名が注釈として残っていることが多い。HTML内のコメントタグ（`<!--`から`-->`）を送付前に全て削除するか、HTMLを最小化（minify）することで不要な内部情報の露出を防げる。
予算額・補助金名称・委託先企業名が確定前の状態でHTMLに記載されている場合は「（調整中）」と置き換えてから共有する。特に補助金名称は正式名称が省庁の告示前に変わることがあり、暫定名称が外部に漏れると住民からの問い合わせが混乱を招くことがある。
おすすめ認証方式
庁内の関係部署と外部委託先が同時にレビューするケースでは、パスワード認証が最も柔軟だ。パスワードを庁内ワークフローシステムで通知することで、承認フローと共有を同時に完結させられる。委託業者へは契約担当者経由でパスワードを伝え、直接メールにパスワードを記載することを避ける。
段階的な承認フローがある自治体では、まず担当課→課長→部長の順に同じURLを確認してもらい、最終承認後に委託業者へ共有するという運用がとりやすい。承認者ごとにアクセスログが記録されるため、「誰が確認済みか」を管理画面で確認でき、承認状況の可視化に役立つ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
関係部署への確認依頼メールは「件名：（事業名）告知ページ校正確認依頼（期限：○月○日）」とし、本文に確認してほしい箇所を列挙する。「①住民向けメッセージの誤りがないか、②掲載する事業名称に変更がないか、③バナー画像に著作権上の問題がないか」のように担当者ごとに確認項目を分担させると効率的だ。
外部委託先には「修正依頼はHTMLのどの箇所かを行番号または見出し名で指定してください」と依頼する。曖昧な修正指示（「なんとなく硬い印象なので直してください」等）を減らすことで、作業の往復回数を1〜2回削減できる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
確認依頼後に首長メッセージが変更になった場合、全員に再送する必要がありますか？
同じURLでファイルを差し替えれば最新版が自動的に反映されます。差し替えた旨をメール等で関係者に連絡し、キャッシュクリアを案内するだけで再送不要です。
委託業者がアクセスした日時を記録として残すことはできますか？
アクセスログは管理画面で確認できます。「○月○日○時に閲覧済み」という記録は、委託業者との作業確認の証跡としても活用できます。必要に応じてスクリーンショットを保存しておくとよいでしょう。
自治体の情報システム部門が外部サービスの利用を制限している場合はどう対処しますか？
まず情報システム部門にHTTPS通信・データ保存場所・プライバシーポリシーの情報を提供して事前承認を求めるのが正攻法です。承認取得に時間がかかる場合は、承認済みのファイル共有サービス（庁内OneDriveなど）と組み合わせる代替案を検討してください。