準備するもの
公開前チェックリストを作る際は「情報の種類」「認証の方式」「期限」の3軸で整理します。まずファイル内に個人情報（名前・メールアドレス・電話番号）が含まれていないかを全文検索でスキャンします。VSCodeならCtrl+Shift+Fで横断検索できます。
認証方式の選択肢をチェックリストに含めておくと判断ブレが減ります。相手が社内の別チームならドメイン認証、外部デザイン会社ならパスワード認証、個人クライアントならメール認証が標準的な選択です。方式ごとに運用コスト（パスワード管理・ドメインリスト更新）が異なるため、プロジェクト開始時に定型化しておくと楽です。
デバイス確認のチェック項目も忘れずに追加します。「PCのChrome・Safari・Edge」「iOSのSafari」「AndroidのChrome」の最低5パターンで表示とアクセス可否を確認する欄を設けると、モバイル起因のトラブルを事前につぶせます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
実際の手順
チェックリストを運用する場合、ファイルアップロード→認証設定→期限設定→表示確認→送付の5ステップを1行ずつ項目化して、担当者がチェックボックスに記入しながら進める形が標準的です。Notionやスプレッドシートにテンプレート化しておくと使い回しできます。
送付後チェックとして「URLとパスワードを別経路で送ったか」「アクセスログで開封を確認したか」「失効日のカレンダー登録をしたか」の3点を必ずリストに入れてください。特にアクセスログ確認は48時間以内に実施するのが理想で、未開封なら督促のタイミングとして使えます。
失敗しやすい点
チェックリスト自体のバージョン管理を忘れると「旧リストを使ってしまった」という事態が起きます。ファイル名にYYYYMMDD版番号を付けるか、Notionのようにバージョン履歴が残るツールで管理してください。
チェック完了後に「やっぱりここだけ修正したい」と差し替えを行い、チェックリストを最初からやり直さないケースが頻発します。差し替え後は「再チェック完了」を明示する欄を設けておくと、途中差し替えによる確認漏れを防げます。
テンプレ文面
チェック完了後の社内報告スラックメッセージ例：「【確認済み】◯◯社向けレビューURLを発行しました。認証：パスワード、期限：◯月◯日、PC・スマホ表示確認済み、個人情報なし確認済み」のように要点を箇条書きにすると引継ぎが楽になります。
取引先への案内メール文例：「この度、◯◯プロジェクトの確認用ページを共有いたします。アクセスには認証が必要です。URLとパスワードを別メールにてお送りします。◯月◯日を過ぎるとアクセスできなくなりますので、期限内にご確認をお願いいたします」と書くと期限意識を相手に持たせやすくなります。
よくある質問
チェックリストを複数案件で共有運用する場合、どう管理すればよいですか？
Notionのデータベースにプロパティとして「案件名・期限・認証方式・チェック状態」を持たせると複数案件を一覧管理できます。フィルターで期限切れ間近の案件を絞り込む運用が特に便利です。
チェックリストの中でスキップしてよい項目はありますか？
デバイス確認はPCのみのクローズド確認会なら省略できますが、それ以外の項目は省くとトラブルの原因になりやすいです。省略する場合は理由と承認者をリストに記録しておくことを推奨します。
チェックリストを使ったのにトラブルが起きた場合、どう振り返ればよいですか？
どの手順でチェックが形骸化したかを特定するのが先決です。「チェックしたが実際の確認が甘かった」なら確認基準の文言を具体化し、「チェック自体を忘れた」なら手順を自動化できないか検討します。