2つの方式が守る範囲の違い
会社ドメイン認証は、特定の会社ドメインのメールアドレスを持つ人ならアクセスできる方式です。たとえば同じ会社の社員全員に見せたいとき、一人ずつ指定しなくても、ドメイン単位でまとめて許可できます。
メールアドレス指定（メール認証）は、許可した特定のメールアドレス宛にワンタイムコードを送り、本人だけが開ける方式です。見せる相手を個人レベルで絞り込むのに向きます。
言い換えると、会社ドメイン認証は「その組織の人かどうか」、メールアドレス指定は「その個人かどうか」を確かめます。守りたい単位が組織か個人かで選ぶのが基本です。
会社ドメイン認証が向く場面
相手の会社の中で誰が見るか事前に確定できない、あるいは複数の担当者に広く見てもらいたいときは会社ドメイン認証が便利です。担当が途中で変わっても、同じ会社の人なら開けるため、リスト更新の手間がありません。
社内全体への共有や、相手企業の部署単位での確認依頼など、対象が「その組織の人」とまとめられる場面に向きます。
- 相手組織の中で見る人が固定されていない
- 担当者の異動や交代が起こり得る
- 部署や会社単位で広く見てほしい
- 一人ずつ指定する手間を省きたい
認証方式の選び方フローチャート
会社ドメイン認証とメールアドレス指定の使い分けでは、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
メールアドレス指定が向く場面
見せる相手が明確に決まっていて、その人だけに限定したいときはメールアドレス指定が向きます。同じ会社の他の人には見せたくない、特定のキーパーソンにだけ届けたい、といった場面です。
フリーメールを使う個人や、所属ドメインがばらばらな複数の相手に見せるときも、メールアドレス指定なら一人ずつ確実に許可できます。
- 見せる相手が特定の個人に確定している
- 同じ会社でも一部の人にだけ見せたい
- 相手の所属ドメインがばらばら
- フリーメールの個人を含む
どちらを選ぶか決める手順
迷ったときは、対象を「組織でくくれるか」「個人で絞るべきか」の順に考えると整理しやすくなります。
- 見せたい相手が同じ会社ドメインでまとまるか確認する
- まとまり、誰が見ても問題なければ会社ドメイン認証を選ぶ
- 同じ会社でも一部の人に限定したいならメールアドレス指定にする
- 相手のドメインがばらばらならメールアドレス指定を選ぶ
- 誰がいつ見たか把握したい場合はアクセスログを併用する
運用面での補足
どちらの方式でも、公開期限を設定しておくと期限切れで自動的に閲覧できなくなり、古いURLが残りません。プロジェクト終了後に確認用URLが宙に浮くのを防げます。
中身の差し替えは同じURLのまま行えるため、認証範囲を変えずに資料だけ更新できます。許可リストやドメイン設定を作り直す必要はありません。
なお一時公開ページにはnoindexが付き検索には出ませんが、noindexはアクセス制御ではありません。組織や個人に限定して見せたいなら、会社ドメイン認証やメールアドレス指定を併用してください。
よくある質問
会社ドメイン認証はどの範囲まで開けますか？
許可した会社ドメインのメールアドレスを持つ人がアクセスできます。同じ会社の社員に広く見せたい場合に、一人ずつ指定せず組織単位で許可できるのが利点です。
同じ会社でも一部の人だけに見せられますか？
その場合はメールアドレス指定（メール認証）が向きます。許可した特定のアドレス宛にコードが届き、本人だけが開けるため、組織内でも対象を絞り込めます。
相手のメールドメインがばらばらでも使えますか？
ドメインがばらばらなら、ドメイン単位ではなく個人単位のメールアドレス指定が適しています。フリーメールの個人を含む共有でも一人ずつ確実に許可できます。
認証範囲を変えずに資料を更新できますか？
できます。ギガサイト便は同じURLのままファイルを差し替えられるので、会社ドメイン認証やメールアドレス指定の設定を変えずに中身だけ最新化できます。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。