会社ドメイン認証とメール認証の違いと使い分け｜社外協力会社が混ざるときの選び方

二つの認証の仕組みの違い

会社ドメイン認証は、許可した会社ドメイン(メールアドレスの@以降)に属する人を一括で閲覧可能にする方式です。自社ドメインを許可すれば、その組織のアカウントを持つ人なら個別登録なしで開けます。社内向けに向いた絞り込み方です。

メール認証は、許可したメールアドレス宛にワンタイムコードを送り、それを入力できた人だけに閲覧を許す方式です。一人ひとりのアドレスを指定するぶん細かく制御でき、組織をまたいでも特定の個人だけに見せられます。

言い換えると、ドメイン認証は『組織単位』、メール認証は『個人単位』の絞り込みです。どちらが適切かは、見せたい相手が組織でくくれるか、個人で指定すべきかで変わります。

社内だけならドメイン認証が効率的

閲覧者が自社の社員に限られるなら、会社ドメイン認証が手間なく安全です。アドレスを一件ずつ登録する必要がなく、新しく入社した人や異動してきた人も自社アカウントを持っていればすぐ閲覧できます。

全社向けのお知らせ、社内マニュアル、部署横断の資料など、対象が『自社の人なら誰でも』という場合に最も力を発揮します。登録漏れで見られない人が出る心配も減ります。

逆に、自社の中でも一部の人にだけ見せたい機密性の高い資料は、ドメイン認証では絞りきれません。その場合は次に説明するメール認証で個人を指定します。

よくあるNG例と安全な直し方

会社ドメイン認証とメール認証では、「検索に出さない」と「見られないようにする」を混同しないことが重要です。noindexやrobots.txtは検索エンジンへの指示であり、アクセス制限そのものではありません。

安全に共有するには、誰に見られると困るかを先に決め、URL共有だけで足りるのか、認証や期限が必要なのかを選びます。共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。

• NG: 機密情報入りHTMLを認証なしURLで共有し、noindexだけで安心する
• OK: パスワード・メール認証・会社ドメイン認証で閲覧者を絞る
• NG: テスト用APIキーや社内URLをHTML内に残したまま渡す
• OK: 公開前に外部送信先、秘密情報、フォーム送信先を確認する

社外協力会社が混ざるときの選び方

問題は、自社の人と社外の委託先・協力会社が両方見る場合です。社外の人は自社ドメインのアカウントを持たないため、自社ドメインだけを許可すると締め出してしまいます。

混在時は次の観点で判断すると迷いません。鍵になるのは社外の人数と、相手を個人で挙げられるかどうかです。

1. 見せる相手を全員洗い出し、社内と社外を分ける
2. 社外の人がいるなら、その人たちのアドレスをメール認証で個別に許可する
3. 社内外が混在し人数が少ないなら、全員をメール認証で個人指定する方が確実
4. 社内が大多数で社外がごく少数なら、別URLを2本用意し社内用はドメイン認証にする手もある
5. 協力会社の共有メールやフリーメールが混ざる場合は、誰が見るかを明確にしてから許可する

よくある失敗とその回避

ありがちなのが、社外の人がいるのに自社ドメインだけを許可してしまい、当日になって委託先が開けないと判明するケースです。配布前に閲覧者の所属を一覧化しておけば防げます。

逆に、社内向け資料なのに手軽さからメール認証で一人ずつ登録し、人数が多くて管理しきれなくなることもあります。組織でくくれるならドメイン認証の方が運用は楽です。

なお、URLのみの公開やパスワード共有は、相手を特定したい場面には不向きです。誰に見せたかを残したいならログと相性のよい認証(メール認証など)を選び、所属で線を引くならドメイン認証を選ぶと整理しやすくなります。

判断を早くするための整理

迷ったら『見せたい相手は同じ組織か』を最初に問います。同じ組織で全員に見せるならドメイン認証、相手を個人で挙げられるならメール認証、という大枠で多くの場面は決められます。

社内外が混ざるなら、社外の人数が判断の鍵です。少数なら全員メール認証、社内が大半なら社内用と社外用でURLを分ける方法も検討します。

ギガサイト便ではURLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証の4つから選べます。資料の機密度と相手の範囲に合わせて、最小限の人だけが開ける設定を選んでください。