ワンタイムコード認証でHTMLを共有する方法

固定パスワードの課題

固定のパスワードは手軽ですが、一度伝えると変わらないため、メモやチャット履歴に残りやすいという面があります。残ったパスワードが別の人に共有されると、設定者の意図を超えて閲覧されることがあります。

また、複数の相手に同じパスワードを配ると、誰が実際にアクセスしたのかを区別しづらくなります。本人確認まで踏み込みたい場面では、もう一段の仕組みがあると安心です。

ワンタイムコード認証の仕組み

ワンタイムコード認証は、閲覧しようとするたびに、指定したメールアドレス宛へ6桁のコードを送る方式です。届いたコードを入力できる人、つまりその受信箱にアクセスできる本人だけが閲覧できます。

コードはアクセスのたびに発行されるため、過去のコードを使い回すことはできません。固定パスワードに比べて、漏れたコードが長く悪用されにくいのが利点です。

• アクセスのたびにコードが発行される
• 受信箱にアクセスできる本人だけが閲覧できる
• 過去のコードを使い回せない

認証方式の選び方フローチャート

ワンタイムコード認証でHTMLを共有では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。

共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。

• URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
• パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
• メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
• 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき

ワンタイムコードが向いている場面

本人確認をしっかり行いたい資料の共有や、相手を確実に限定したい場面でワンタイムコード認証は力を発揮します。許可したアドレス以外にはコードが届かないため、転送による拡散にも強いのが特徴です。

見積書や下書き、社外への確認依頼など、相手が明確に決まっている共有と相性がよい方式です。

コードが届かないときの切り分け

ワンタイムコード認証は便利ですが、相手のメール環境によっては到着が遅れたり、迷惑メールに振り分けられたりします。レビュー依頼の前に、届かない場合の確認手順を短く用意しておくと、相手が迷わず戻ってこられます。

重要なのは、固定パスワードを急いで共有して回避しないことです。まず宛先・迷惑メール・社内フィルタを確認し、それでも難しい場合は共有範囲に合った別の認証方式へ切り替えます。

• 入力したメールアドレスのスペルとドメインを確認する
• 迷惑メール、プロモーション、隔離メールを確認してもらう
• 会社メールのフィルタで止まる場合は担当者に別アドレスを確認する
• 急ぎの場合でも、URLのみ公開に戻す前に期限と閲覧範囲を見直す

ギガサイト便でワンタイムコード認証を設定する手順

ギガサイト便では、メール認証を選ぶと、指定したアドレス宛に6桁コードを送る運用ができます。登録なしでも匿名のまま公開を始められます。

次の流れで設定します。相手にはコードがメールで届くことを事前に伝えておくと、スムーズに閲覧してもらえます。

1. トップ画面にHTMLまたはZIPファイルをドラッグ&ドロップする
2. 認証方式の一覧から「メール認証」を選ぶ
3. 閲覧を許可するメールアドレスを登録する
4. 公開期限を設定する（無料は7日まで）
5. 発行されたURLを相手に送る
6. 相手はアクセス時に届く6桁コードを入力して閲覧する

運用で気をつけたいこと

コードはメールで届くため、相手の迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。届かないという連絡があったら、まず迷惑メールを確認してもらうと解決することが多いです。

公開期限を過ぎると自動的に失効します。やり取りが続く場合は期限に余裕を持たせると、相手が再アクセスする際に困りません。ギガサイト便は既定でnoindexのため、検索結果からの流入も抑えられます。