この業種で起きる共有課題
広告代理店の社内説明ページでよくあるのが、特定クライアント向けの媒体戦略資料を全社共有フォルダに置いてしまい、担当外のスタッフが競合他社の情報を参照できる状態になるケースです。特にグループ会社や業務委託スタッフが同じ社内Wikiにアクセスできる環境では、閲覧制限を設定しないまま公開することが大きなリスクになります。
また、社内説明ページは頻繁に更新されます。媒体の仕様が変わるたびに古いURLを貼り直すのは手間がかかるため、URLが固定されたまま内容だけ差し替えられる仕組みを最初から用意しておくと、Slackに貼ったリンクが古い情報のままになる事故を防げます。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
社内説明ページには、クライアント名・予算規模・KPI目標など守秘義務がある情報が含まれることがあります。HTMLをそのまま公開する前に、特定クライアントを識別できる固有名詞がソースコードにコメントとして埋まっていないか必ず確認してください。特にCSSクラス名やJavaScriptの変数名にクライアントのプロジェクトコードが含まれているケースがあります。
内部で使っている管理ツール（例：DMP、DSPの管理画面URL）へのリンクが残っていると、社外に転送された場合にシステムへのアクセス経路を教えることになります。ハイパーリンクの一覧をDevツールのElementsタブで確認し、管理画面へのリンクは削除またはプレーンテキストに変換してからアップロードしてください。
おすすめ認証方式
広告代理店の社内説明ページには、会社ドメイン認証が最も運用しやすい選択肢です。`@agency.co.jp` のドメインを持つメールアドレスでのみアクセスを許可する設定にすれば、新しいスタッフが入社してもURLを共有するだけで参照できるようになります。パスワードをSlackで毎回共有する手間が不要になります。
ただし、グループ会社や業務委託パートナーに見せる必要があるケースでは、ドメイン認証だけでは足りません。そのような場合はメール認証で相手のメールアドレスを個別に許可リストへ追加する方法を使い、アクセス可能な人数を意識的に管理してください。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
社内への説明ページ共有では、「何のためにこのページを見てほしいのか」を冒頭に書くことが重要です。「来週の媒体社MTGに向けて、新フォーマット仕様を全員把握してください。特に3ページ目の入稿サイズ変更を確認してください」のように目的と確認箇所を絞ると、スタッフが流し見するリスクが下がります。
社内レビューの場合、修正が出るたびにページを差し替えてバージョンをSlackで通知する運用が有効です。メッセージには「v2に更新しました。変更点は〇〇と△△です」と差分をリスト化して添えると、確認済みスタッフが再確認する手間を省けます。アーカイブが必要な場合は期限切れ設定より、ダウンロード保存を推奨してください。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
フリーランスのコピーライターに説明ページを見せたいが、会社ドメイン認証は使えません。どうすればよいですか？
メール認証を使い、フリーランスの連絡用メールアドレスを許可リストに追加してください。業務委託契約終了後はアドレスを許可リストから削除することでアクセスを即時遮断できます。
社内説明ページに掲載した媒体単価表は、社外に流出した場合どんなリスクがありますか？
競合代理店に仕入れ単価が知られると、見積り競争で不利になるリスクがあります。単価表は別ファイルに切り出してHTMLには掲載しないか、ページ自体にパスワード認証を重ねることを検討してください。
同じHTMLを複数の部署向けに少しずつ内容を変えて共有する場合、URLは部署ごとに別々に発行できますか？
可能です。HTMLファイルを部署ごとに別々にアップロードすれば、それぞれ独立したURLが発行されます。認証設定も部署ごとに変えられるため、営業部と制作部で閲覧可能な範囲を分けることができます。