期限を決める基準
NDA締結前の資料共有は交渉期間に連動させ、「初回面談から2週間」「LOI（意向表明書）提出まで」といったマイルストーンを期限の基準にしてください。交渉が進んで追加開示が必要になったら、新しいURLをその都度発行する形が開示記録の管理として最も明確です。
締結後の詳細資料は「デューデリジェンス完了まで」や「契約締結から90日」といった法的イベントを基準に期限を設定しましょう。期限が来たら自動失効する設定にしておき、延長が必要な場合は意図的な操作として記録が残るようにすることが重要です。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証を組み合わせる
NDA関係の資料にはメール認証＋期限の組み合わせが最も証跡として有効です。誰がいつアクセスを開始したかがログに残るため、後日「見ていない」という主張に対する反証として機能します。特に条件交渉が難航している案件ほど、細かい記録を残しておくことが重要です。
パスワード認証を使う場合は、パスワードをいつ誰に伝えたかを社内メモとして記録してください。メール認証と違いシステム側にアクセス者の記録が残りにくいため、担当者側での記録管理が必要です。パスワード＋期限の組み合わせでも最低限の保護は確保できます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
期限後の扱い
期限切れになったNDA関連資料のURLは、単に失効させるだけでなくアクセスログをダウンロードして保存してください。交渉が決裂した後に「あの時点でどこまで開示したか」が争点になる場合、ログが唯一の証拠になることがあります。失効後でもログはギガサイト便の管理画面に一定期間残るため、確認を忘れずに行ってください。
期限後に相手から「もう一度見せてほしい」と求められた場合、どのような情報をどの範囲で再開示するかを法務担当に確認してから対応してください。NDA更新や条件変更が伴う場合は、再共有前に書面上の合意を取り直すことを推奨します。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
再共有時の注意
NDA条件が変わった状態で同じ資料を再共有する場合、必ず新しいURLを発行してください。「旧NDA条件で共有した資料を新NDA条件でも見せた」という事実を明確に分けておくことで、どちらの契約条件下の開示かが後から追跡できます。
担当者の交代（退職・異動）があった場合、新担当者に引き継ぐ際に旧URLの期限と認証設定を見直してください。前任者がメール認証で設定した許可リストに自分のアドレスを追加し忘れると、新担当者がアクセスできない状態が発生します。引き継ぎチェックリストに「共有URLの認証設定確認」を加えることを推奨します。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
NDA締結後に相手企業がM&Aで別会社に吸収された場合、既存の共有URLはどう対処すべきですか？
法務担当に相談の上、URLを即時失効させることを推奨します。新会社への情報開示はNDAの承継条項を確認した上で改めて手続きを経るべきで、旧URLを流用すると開示範囲が曖昧になります。
交渉が長引いて期限を何度も延長する場合、証跡管理はどうすれば良いですか？
延長するたびに「いつからいつまで延長したか」を社内記録に残してください。ギガサイト便の操作ログも補助的な証跡になりますが、社内文書（メール等）で明示的に記録しておくとより確実です。
NDAの相手が複数国にまたがる場合、ドメイン認証で一括管理できますか？
各国拠点が同一ドメインを使っていれば一括管理できますが、国ごとに開示可能な情報が異なる場合は国別URLを発行してメール認証で細かく制御する方が安全です。