期限を決める基準
初回取引クライアントへのURL期限は「相手が意思決定を完了するまでの期間+2〜3営業日」を基準に設定するのが現実的だ。たとえばサービス提案書をHTMLで送る場合、相手の社内稟議期間が1週間なら10〜12日を期限にする。期限を短くしすぎると「まだ読めていない」という状況が発生し、再送の手間が増える。
機密度の高い情報ほど期限を短くする原則を持っておくとよい。価格表や未公開の製品仕様が含まれるHTMLは7日以内、サービス概要など公開可能なコンテンツは30日以上でも許容できる。コンテンツの機密レベルを3段階で定義しておくと、担当者が都度迷わず期限を設定できるようになる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証を組み合わせる
期限付きURLにはパスワード認証を組み合わせるのが最もバランスが良い。期限で「いつまでアクセスできるか」を制御し、パスワードで「誰がアクセスできるか」を制御することで、二重の安全策になる。どちらか一方が破られてももう一方で守れる。
メール認証と期限を組み合わせると、特定の担当者だけに絞った上で有効期間も制限できる。初回取引では信頼関係がまだ薄いため、この組み合わせが情報管理上最も堅牢だ。ただしクライアントがメールアドレスを変更した場合は再登録が必要になる点を念頭に置いておく。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
期限後の扱い
URLの期限が切れたとき、閲覧者には「このページは公開期間が終了しました」という画面を表示するよう設定しておく。404エラーが返ると相手が「URLが間違っていたのか」と誤解してサポートへ連絡するケースがある。期限終了を明示する画面があれば問い合わせを減らせる。
期限切れ後にクライアントから「まだ必要だったのでもう少し見られるようにしてほしい」と連絡が来ることがある。期限の延長操作は管理画面から30秒以内に完了できることを事前に確認しておく。延長の際はパスワードをそのまま使い続けるかリセットするかも合わせて判断する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
再共有時の注意
期限が切れた後にHTMLの内容を更新して再共有する場合、新しいURLを発行して旧URLは再開しないことを原則にするとよい。旧URLを再開して内容だけ差し替えると、旧URLを保存していたクライアントの担当者が「古い内容」を見ているつもりで実は新しい内容を見てしまうという混乱が起きることがある。
再共有時には「このURLは前回送ったものとは別の新しいURLです」と明記する。特に価格改定後の提案書を再送する場合、旧URLが引き続き有効だと旧価格の提案書が参照され続けるリスクがある。旧URLを即座に無効化してから新URLを送付するのが安全な手順だ。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
クライアントから「このURLを社内の購買部門にも転送したい」と言われましたが、期限内であれば転送先も問題なく見られますか？
URLのみ共有の場合は転送先も期限内であれば閲覧できます。パスワード認証の場合はパスワードが伝わっていれば閲覧可能です。メール認証の場合は転送先のメールアドレスをホワイトリストに追加する必要があります。共有前にどの認証方式を使うか確認してください。
期限を設定せずにURLを発行した場合、後から期限を追加することはできますか？
管理画面から後から期限を設定することができます。期限なしで発行したURLに対して、後から「○月○日まで」という期限を追加することが可能です。ただし期限を設定した瞬間からカウントダウンが始まるため、余裕を持った日付を設定してください。
初回取引で5つの異なるHTMLを同時に共有したいのですが、まとめて1つのURLにできますか？
複数のHTMLファイルをZIPにまとめてアップロードすると、1つのURLで全ファイルにアクセスできる形で共有できます。ZIPの場合はindex.htmlが起点になるため、ナビゲーションのHTMLをトップに配置してそこから他のファイルへリンクする構成にすると使いやすくなります。