期限を決める基準
外部パートナーへのHTMLは「そのパートナーがこの情報を必要とする期間」を基準に期限を設定する。制作会社がデザインガイドラインを参照する期間はプロジェクト期間全体だが、特定の提案書HTMLはプレゼン後1週間が限度だ。コンテンツの用途を「参照用」と「意思決定用」に分け、意思決定用は短期・参照用は中長期という原則を持っておくとよい。
パートナーとの契約期間が明確に定まっている場合、その契約終了日を期限に設定するのが最も合理的だ。契約が延長された場合は期限も延長し、早期終了した場合は期限を前倒しで切る。「契約期間＝URL有効期間」というルールを設けることで、アクセス管理と契約管理を連動させられる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
認証を組み合わせる
外部パートナーへの期限付きURL運用では、パスワード認証と期限の組み合わせが最も運用負荷が低い。パートナー会社内で担当者が変わってもパスワードさえ引き継げばアクセスできるため、都度設定変更が不要だ。期限が来れば自動的に失効するため、契約終了後の手動無効化を忘れるリスクも低減できる。
特に機密性の高いHTMLを渡す場合は、パスワード認証に加えてIPアドレス制限を組み合わせることも検討する。パートナーのオフィスからのアクセスのみ許可する設定にすれば、リモートワーク時のUSBメモリ流出リスクや在宅勤務の家族への閲覧リスクを低減できる。ただしIPアドレスが変動するパートナーには運用上の支障が生じることがある。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
期限後の扱い
パートナー向けURLの期限が切れたとき、パートナー側の担当者が「見られなくなった」と気づいてサポートへ連絡してくることがある。このため、期限が切れたURLにはパートナー向けの問い合わせ先（プロジェクト担当者の名前とメールアドレス）を表示するカスタムメッセージを設定しておくと対応が早くなる。
プロジェクト完了後も一部のパートナーがアーカイブ目的でHTMLを参照したいと申し出ることがある。この場合、新しい認証付きURLで「アーカイブ版」として発行し直す方が管理が明確だ。旧URLの期限を延長すると、まだ有効な過去のHTMLとアーカイブが混在して混乱しやすい。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
再共有時の注意
外部パートナーへの再共有では、「前回のURLは期限切れにしました」という一文を必ず添える。パートナー社内でURLが複数の担当者に転送されている場合、旧URLが無効化されたことを全員が知らないと、ブックマークから古いURLを開こうとして混乱する担当者が出る。旧URL無効化と新URL送付を同じメールに記載して明示的に切り替えを伝えることが重要だ。
パートナーが下請けにHTMLのURLを転送している可能性がある場合は、再共有の際に「前回のURL（○○）は無効化済みです。転送先の方にも新しいURLをお伝えください」と依頼する一文を加えると、下請けが古いURLを使い続けるという事態を防げる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
よくある質問
パートナー会社に設定したパスワードを変更したとき、古いパスワードを知っている全員が弾かれてしまいます。パスワード変更後の案内はどのようにすればよいですか？
パスワード変更後は速やかにパートナー会社の窓口担当者1名にだけ新パスワードを連絡し、その方から社内に展開してもらう体制にするのが効率的です。全員に個別連絡するより窓口を一本化することで、パスワードの拡散範囲も管理しやすくなります。
プロジェクトが予定より3か月延長になりました。期限の延長操作はいつでもできますか？
期限が切れる前であれば管理画面からいつでも延長できます。期限が切れた後でも再開（期限を未来の日付に設定）することが可能です。ただし期限切れ中はパートナーがアクセスできないため、期限切れに気づいたら速やかに延長対応してください。
同一プロジェクトに関わる2社のパートナーのうち、1社との契約だけを終了しました。もう1社のアクセスを維持したまま終了した1社だけ無効化できますか？
パートナーごとに別URLと別パスワードを発行している場合、終了した会社のURLのみ期限を切るか停止することで対応できます。同一URLを共有していた場合はパスワードを変更して継続中の会社にのみ新パスワードを伝える方法で対応してください。