発表前の原稿をレビューしてもらう場面
プレスリリースは公開前に、経営層・法務・提携先など複数の関係者に内容を確認してもらうのが通例です。文面の表現や数値、提携先の社名表記まで、各方面から目を通してもらう必要があります。
配布資料の体裁に近い見え方で確認してもらいたいなら、原稿をHTMLにして渡すのが分かりやすい方法です。見出しや本文のレイアウトを保ったまま、メールよりも読みやすい形でレビューを依頼できます。
メール添付で各人に配ると、版が分かれて修正が散らばりがちです。URLで一本化すれば、全員が同じ最新の原稿を見ながらコメントを返せます。
解禁前の情報は公開期限と認証で守る
プレスリリースには発表日まで伏せておくべき内容が含まれます。解禁前に外部へ流出すると、報道のタイミングが崩れたり、株価や提携交渉に影響したりするおそれがあります。
公開期限を設定しておけば、レビュー期間が終わったあとに自動的に閲覧できなくなります。期限が切れると見られなくなるので、確認用の原稿がいつまでも残る心配がありません。
あわせてパスワードやメール認証を選べば、関係者だけが原稿を開けます。一時公開ページにはnoindexが付いて検索結果には出ませんが、noindexは検索除けなので、解禁前の原稿には必ず認証を併用してください。
共有前チェックリスト
プレスリリースHTMLを共有は、共有する中身によって確認観点が変わります。見た目、操作、個人情報、外部送信、スマホ表示のどれが重要かを先に決めてからURL化します。
チェックリスト化しておくと、毎回同じ品質で共有できます。手順が決まったら、HTML/ZIPをアップロードして共有URLを発行し、相手に確認してほしい観点と期限を添えて送ります。
- 見た目: PC/スマホ、余白、画像、フォント、折り返しを確認する
- 操作: ボタン、リンク、フォーム、遷移先を確認する
- 情報: 顧客名、社内URL、価格、未公開文言が残っていないか見る
- 共有: 認証、期限、差し替え、レビュー依頼文をセットで決める
プレスリリースHTMLを期限付きで共有する手順
ギガサイト便なら、原稿のHTMLファイル、または画像を含むZIPをドロップするだけで、その場で共有URLが発行されます。会員登録なしでも公開でき、公開期限と認証方式はあとから設定できます。
- プレスリリース原稿のHTMLを用意し、画像があればZIPにまとめる
- ギガサイト便のトップページにそのファイルをドロップする
- 認証方式でパスワードを選び、関係者に伝える合言葉を設定する
- 発表予定日に合わせて公開期限を設定する
- 発行されたURLとパスワードを別の手段でレビュアーに送る
修正稿を同じURLで回す
レビューでは表現の修正や数値の訂正が何度も入ります。そのたびにリンクを送り直すと、関係者が古い原稿にコメントを付けてしまい、やり取りが混乱します。
ギガサイト便は同じURLのままファイルを差し替えられるので、修正稿をアップロードし直すだけで全員が最新の原稿を同じリンクで確認できます。「URLを更新しました」と添えるだけで、版の取り違えを防げます。
閲覧ログで確認状況を追う
アクセスログで誰がいつ原稿を開いたかを確認できるため、レビュー依頼に各関係者が目を通したかを把握できます。締め切りが近いのにまだ見ていない人がいれば、個別に催促できます。
発表後に正式に公開する本番のニュースサイトとは切り分けた、解禁前の確認・レビューの一時共有に向いた使い方です。期限と認証を組み合わせて、解禁前の情報を守りながら回せます。
よくある質問
発表前の原稿が解禁前に漏れないようにできますか
公開期限とパスワードやメール認証を組み合わせれば、関係者だけが期間内に閲覧でき、期限後は自動で見られなくなります。noindexは検索除けなので、解禁前の原稿には必ず認証を併用してください。
レビュー期間が終わったら自動で閲覧を止められますか
はい。公開期限を設定しておけば、期限が切れると自動的に閲覧できなくなります。発表予定日に合わせて期限を決めておくと、確認用の原稿が残り続けるのを防げます。
修正稿を出すたびにリンクを送り直しますか
いいえ。同じURLのままファイルを差し替えられるため、修正稿をアップロードし直すだけで全員が同じリンクから最新の原稿を確認できます。リンクの送り直しは不要です。
誰が原稿を確認したか分かりますか
アクセスログで誰がいつ開いたかを確認できます。レビュー依頼に各関係者が目を通したかを把握でき、未確認の人への催促にも役立ちます。
改善後の記事では何を確認できますか？
共有前の確認点、認証と期限の考え方、差し替えやレビュー回収の流れを、実務でそのまま使える形で確認できます。