プレスキット・取材資料をメディアに共有する方法

プレスキットを必要な相手にだけ届けたい

広報の現場では、発表に合わせてプレスキットを記者やメディア関係者に届ける場面が頻繁にあります。プレスキットには会社ロゴ、高解像度の製品写真、ファクトシート、代表コメント、ボイラープレートなど、取材に使ってもらう素材が一式まとまっています。

ただし、これらは発表前に外部へ漏れては困る情報を含むことが多く、解禁日まではメディア関係者の中でも限られた相手にだけ見せたいのが実情です。誰でもダウンロードできる場所に置くわけにはいきません。

メール添付や大容量便で起きがちな不便

高解像度の写真やロゴをまとめると容量が大きくなり、メール添付では送れないことがあります。大容量ファイル便を使う手もありますが、ダウンロードリンクを知っていれば誰でも取得できてしまい、解禁前の素材が思わぬ形で広まるリスクがあります。

また、発表内容が直前まで調整されることも多く、ファクトシートやコメントが差し替わるたびに新しいリンクを送り直すのは手間です。どの記者に何版を渡したかが分からなくなり、古い情報で記事を書かれてしまう事故にもつながります。

この業務で使うときのおすすめ設定

プレスキット・取材資料をメディアに共有を業務で使うなら、共有前・レビュー中・差し替え・クローズの4段階で考えると運用しやすくなります。成果物を作るだけでなく、誰がいつ何を確認したら完了なのかを先に決めます。

対象読者がそのまま使える依頼文テンプレ、推奨認証方式、公開期限、レビュー完了条件を追加。 レビュー中は新しいリンクを何度も作るより、同じURLで差し替えて「最新版はこのURL」と統一すると確認漏れを減らせます。

• 共有前: HTML/ZIP、表示崩れ、機密情報、認証方式を確認する
• レビュー中: 観点、締切、返信先、差し替えルールを明記する
• 差し替え: 同じURLで更新し、最新版だけを見てもらう
• クローズ: 承認後に期限切れ・非公開化・最終版保存を行う

ギガサイト便で認証付きのプレスキットページを作る

ギガサイト便を使うと、プレスキットを認証付きの共有URLとして公開できます。索引ページのHTMLに製品写真やロゴ、ファクトシートへのリンクをまとめ、ZIPにして公開すれば、メディア向けの専用ページとして機能します。

閲覧者の登録は不要なので、記者は届いたURLを開くだけで素材一式にアクセスできます。発行側も登録なしで即時に公開でき、急なリリースにも対応できます。既定でnoindexのため、解禁前のプレスキットページが検索に出る心配もありません。

プレスキットを公開・共有する手順

プレスキットの公開は次の流れで進めます。素材をまとめたZIP、または索引HTMLを用意してから操作します。

登録なしでも即時に公開できるため、急なリリースにも対応できます。発行されたURLはメディア各社への案内メールにそのまま使えます。

1. プレスキットの素材をまとめたHTMLまたはZIPをギガサイト便のトップにドラッグ&ドロップする
2. 認証方式を選ぶ（個別の記者にはメール認証、メディア説明会の参加者全員にはパスワードが扱いやすい）
3. 公開期限を解禁日や取材期間に合わせて設定する
4. 発行された共有URLを記者やメディア関係者に案内する

解禁日と認証方式の使い分け

発表に解禁日（エンバーゴ）がある場合は、公開期限を解禁後の取材期間に合わせて設定し、解禁前は信頼できる相手にだけメール認証で渡すといった運用が安心です。メール認証なら本人のアドレス宛に6桁コードが届くため、URLが第三者に転送されても素材は守られます。

メディア説明会の参加者全員に同じプレスキットを配るときは、パスワード方式にして説明会の場でパスワードを共有すると手早く配布できます。発表直前にファクトシートやコメントが変わっても、同じURLのまま差し替えられるので、記者は常に最新版を参照できます。アクセスログを見れば、どの程度のメディアが素材を確認したかの感触もつかめます。

発表後の運用と継続的な活用

発表後は公開期限を取材が落ち着くまで延ばし、追加の問い合わせに同じURLで対応できます。期限を過ぎれば自動で失効するため、古いプレスキットがいつまでも残る心配がありません。

発表のたびにプレスキットを作る広報チームであれば、継続的に使えるプランを選ぶと運用が安定します。複数の発表を並行して扱う場合でも、それぞれにURLを発行して管理できるため、案件ごとの素材の取り違えを防げます。