この業種で起きる共有課題
NPOの提案LPには事業計画の数値目標や未発表のプログラム内容が含まれることが多い。助成金の審査期間中にその情報が競合団体に漏れると、類似申請を出される可能性がある。URLを共有する前に「このページを見てよいのは誰か」を明確に決め、認証を設定してから送付することが重要だ。
スマートフォンで確認できないLPは、クライアントが移動中に確認しようとした場合に印象を損なう。NPOのクライアントには行政担当者や高齢の寄付者も含まれることがあり、文字サイズや行間が読みやすいかをモバイル実機で必ず確認しておく。PCでは綺麗に見えても画像が縦に積み重なりすぎて長大になるケースは特に注意が必要だ。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
AI生成ツールが自動挿入したメタデータ（作成者名、ツール名、生成日時）がHTMLのheadタグ内に残っていることがある。クライアントに開発者ツールで覗かれると「AIで作ったのか」と透けて見えてしまうため、送付前にメタタグを確認し、不要な情報を削除するか上書きしておく。
提案LP内に参照した既存事業の担当者名や内部資料のURL（イントラへのリンクなど）が残っていないかも確認が必要だ。特にAIが元データを参照してLPを生成した場合、出典として内部ドキュメントのパスが本文や注釈に含まれるケースがある。公開前に全テキストを目視またはgrepで確認し、外部からアクセスできない内部リンクは削除する。
おすすめ認証方式
助成機関の審査担当者1〜2名だけに見せる場合は、メール認証（招待した特定アドレスのみ）が最も安全だ。担当者が退職・異動した場合はそのアドレスを削除し、後任者のアドレスを追加するだけで権限を引き継げる。
複数の助成団体に同時に提案を送る場合でも、同じLPを流用して団体ごとに別URLを発行するのが現実的だ。閲覧ログで「どの団体の担当者がいつ・何分見たか」を把握でき、熱量の高い先へのフォローアップに優先順位をつけやすくなる。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
提案LPの送付メールは「ご確認いただきたい点」「アクセス方法」「ご回答期限」の3段構成にすると読みやすい。「①事業規模の現実性、②受益者数の根拠、③予算配分の妥当性の3点についてご意見をいただけますか」と具体的に問うと、先方が何を見ればよいか明確で返答率が上がる。
修正版を提出する可能性がある場合は「同じURLで最新版に差し替えます」と明記し、先方がブックマークできるようにする。差し替えたタイミングでメールで一言「〇日にv2に更新しました」と連絡すると、先方が古いキャッシュを見続けるリスクを防げる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
提案LPの閲覧期限を審査終了日に合わせて自動停止させることはできますか？
有効期限を設定しておくと、指定日時以降はURLがアクセス不可になります。審査締切日の翌日を期限に設定しておけば、自動的に非公開状態に移行するため削除し忘れを防げます。
クライアントからLPへのフィードバックをURL経由で収集できますか？
LPのHTML内にGoogleフォームやTallyなどの外部フォームを埋め込むことで、閲覧と同じURLでフィードバックを収集できます。フォームのURLには認証は引き継がれないため、フォーム自体のアクセス制御は別途ご確認ください。
助成機関の担当者がURLを印刷してしまった場合、紙で流出するリスクへの対策はありますか？
印刷物の流出はURLの認証では防げません。「本資料は審査目的のみの利用をお願いします」との一文をLP冒頭に記載し、守秘義務を求める提案カバーレターと合わせて提出することが現実的な対策です。