この業種で起きる共有課題
NPOのキャンペーン告知には寄付の呼びかけや協賛企業名が含まれることが多く、正式発表前に情報が出ると協賛企業との調整が複雑になるケースがある。共有前に「いつ公開情報にしてよいか」を明確にし、先行レビュー用URLと公開用URLを分けて管理することが重要だ。
関係者の中にはITリテラシーが高くない方も含まれる場合があり、URLにパスワードを設定しても「パスワード入力画面が出てきて困った」という問い合わせが来ることがある。送付メールに「URLを開くとパスワード入力欄が表示されます。以下のパスワードをコピーして入力してください」と手順を書き添えると、問い合わせを減らせる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
告知HTMLの中に協賛確定前の企業名がドラフトとして入っている場合は、先行共有前に仮名（「協賛企業A（調整中）」等）に置き換えておく。確定前の企業名が漏れると交渉が白紙に戻るリスクがある。最終確定後に本名称に差し替えて公開バージョンを別途用意するのが安全な手順だ。
イベント会場の詳細住所や参加者限定の特典内容が告知ページに含まれている場合も、先行レビュー段階では伏せておくことを検討する。関係者のレビューを依頼する段階では「内容の流れとデザイン」の確認に絞り、機密性の高い詳細情報は公開直前のバージョンまで非表示にしておくのが望ましい。
おすすめ認証方式
理事・監事・ボランティアリーダーなど10〜20名程度の固定メンバーにレビューを依頼する場合は、パスワード認証が最もシンプルだ。パスワードはメール本文に記載するよりLINEグループや内部チャットで共有することで、メール転送による流出を防ぎやすくなる。
全国の支部担当者など50名以上に展開する場合は、組織ドメインのメール認証が管理しやすい。各支部が独自ドメインのメールを持つ場合はドメインを複数設定できるサービスを選ぼう。キャンペーン終了後はURLの有効期限を切らすか削除し、使われなくなったURLが残り続けないよう定期的に棚卸しする。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
キャンペーン告知の先行レビューメールでは「確認をお願いしたい点」を優先度順に3点以内に絞る。「①メッセージの分かりやすさ、②行動喚起（寄付ボタン等）の配置、③誤字脱字」のように具体的に指定すると、理事や支部長から的確な意見が集まりやすい。
期限は共有から5営業日以内を目安にする。あまり長すぎると「後でいいか」と後回しにされてレビューが返ってこないことが多い。「○月○日（金）17時までにご返信ください」と曜日と時刻を明記し、督促の手間を最小化する。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
先行レビュー用URLと本番公開URLは別々に管理できますか？
先行レビュー用と本番用でそれぞれ別にアップロードすることを推奨します。本番公開時は認証なしの別URLに差し替え、レビュー用URLは期限切れまたは削除することで混在を防げます。
キャンペーンの画像や動画が大きくてZIPが重い場合でも使えますか？
アップロードできるZIPのサイズ上限があるため、動画は外部ホスティング（YouTube限定公開等）に置いてHTMLから埋め込む形を推奨します。画像はWebP形式に変換すると容量を大幅に削減できます。
関係者からの修正依頼を反映した後、同じURLで更新版を見てもらうことはできますか？
ファイルを差し替えると同一URLで最新版が配信されます。更新した際はSlackや一斉メールで「v2に更新しました」と連絡し、ブラウザの強制リロード（Ctrl+Shift+R）を案内すると確認漏れを防げます。