この業種で起きる共有課題
繁忙期の料金改定や新サービスの開始日を告知するHTMLには、まだ公表していない価格変更の詳細が含まれることがある。対象の取引先より先に競合他社に情報が渡ると、値引き交渉の材料にされてしまうリスクがある。送付前にURLへの認証設定と検索エンジンクローラーの除外設定（noindex）を確認しておくことが必須だ。
物流会社が扱うキャンペーンHTMLは、PC上で完璧に見えても倉庫現場でタブレットやスマホから開くと崩れやすい。告知対象が倉庫スタッフや配送ドライバーを含む場合、Android端末の実機で縦向き・横向きの両方を確認してから送付URLを発行する手順を踏みたい。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
キャンペーンHTMLに既存クライアントの企業名・契約量・現行料金が比較表として入っているケースは特に危険だ。取引先A社の現行運賃が別の取引先Bの目に触れると、契約条件の不平等感からクレームや値引き要求につながりかねない。比較表を掲載する場合は全社共通の標準料金だけを示し、個別契約の詳細は別途打ち合わせで開示する形にすること。
キャンペーンの対象外となる取引先が存在する場合、その選定基準（取引量・地域・契約形態など）をHTML内に詳述することも避けたい。基準が外部に出ると、対象外とされた取引先が条件変更を求めてくる可能性がある。「詳細は担当営業までお問い合わせください」という一文でカバーし、掲載は告知内容の骨子だけにとどめる。
おすすめ認証方式
特定の取引先グループだけを対象にしたキャンペーンには、パスワード認証が最もシンプルに機能する。取引先の担当者グループ全体に同じパスワードを伝え、キャンペーン終了と同時に有効期限を切るだけでいい。新しいサービス開始のアナウンスであれば、正式リリース後は通常の公開ページに誘導するよう案内文を更新するとよい。
主要取引先10社以内への限定告知であれば、メール認証で担当者ごとに閲覧記録を残す方法が有効だ。誰がいつ開いたかのログを見て、未開封の取引先には個別に電話でフォローするという営業運用との組み合わせが効果的に機能する。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
キャンペーン告知の送付メールには「①キャンペーン適用開始日 ②申し込み・問い合わせの締切日 ③担当者の連絡先」の3点を本文に記載する。HTMLページに全情報を集約しているとしても、メール本文に要点を書いておくとHTMLが表示できない環境の受信者にも内容が伝わる。
告知後に料金・対象条件・期間などの変更が生じた場合は、ギガサイト便の差し替え機能で同URLのまま内容を更新し、修正した旨を取引先にメールで周知する。「Ver.1.1 ○月○日更新」のような更新履歴をHTML内に入れておくと、先方が古い情報を参照しているかどうかをヒアリング不要で把握できる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
キャンペーン対象の取引先が50社以上ある場合、1社ずつパスワードを変えるべきですか？
50社で共通パスワードを使う運用は現実的です。ただし競合他社への漏えいリスクを下げるため、キャンペーン終了日に即座に期限を切れるよう有効期限をあらかじめ設定しておくことをお勧めします。
告知HTMLに記載した料金が後で変わった場合、すでに開封した取引先にはどう伝えますか？
HTMLを差し替えた後、メールで「〇月〇日付で料金を改定しました。URLは同じですのでご確認ください」と連絡するのが最も混乱が少ない方法です。差し替え日時はギガサイト便の管理画面で確認できます。
キャンペーン告知用のURLをSNSやチャットに誤って貼ってしまった場合、すぐに無効化できますか？
管理画面からURLを即時無効化できます。新しいパスワードを設定して既存URLを使えなくし、対象取引先には新しい認証情報をメールで再送することで対応できます。