この業種で起きる共有課題
イベント制作の提案LPにはコンセプトビジュアル・演出のトーン・予算レンジが具体的に盛り込まれることが多く、競合他社に見られると差別化戦略が台無しになります。同一クライアントに複数の提案案を用意している場合、案件IDを付けた命名規則でURL管理をしないと、どの案を誰に送ったか混乱します。
クライアントによっては担当者だけでなく上長・他部門の承認者にもLPを確認させる必要があります。「担当者経由で転送してもらう」運用では情報がどこまで広がるか把握できません。最初から複数のクライアント側メンバーをメール認証に登録しておく方が管理しやすいです。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
他のイベント案件で使った会場写真や演出映像を提案LPに流用している場合は、その素材の使用権がこの提案に含まれているか確認してください。権利処理が済んでいない映像や音楽が埋め込まれたHTMLをクライアントに共有すると、著作権問題に発展するリスクがあります。
予算の内訳明細（出演者ギャラ・機材レンタル費用・会場費の実額）は提案LPに掲載すべき情報ではありません。これらはHTMLのコメントや非表示テキストとして残らないよう確認し、提案書とは別のドキュメントで管理してください。
おすすめ認証方式
競合コンペに参加している場合は、クライアントの担当者だけがアクセスできるようメールアドレス個別登録のメール認証が最適です。「コンペ資料のURLを他社に転送することはありませんが、万一の事態を防ぐため認証を設定しています」とクライアントに説明すると、丁寧な姿勢として好印象を与えます。
コンペではなく既存クライアントへの継続提案の場合は、クライアント企業のドメイン認証を使うと担当者交代があっても設定変更なしで引き続き利用できます。年間複数回の提案が見込まれる場合は、初回にドメイン認証を設定しておくと運用コストを大幅に削減できます。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
提案LPの送付メールには「お時間をいただけましたら、①イベント全体のトーン・世界観、②プログラムの流れの論理性、③参加者体験としての魅力の3点についてご意見をお聞かせください」と具体的に記載します。抽象的なフィードバック依頼では修正の方向性が定まらず、提案の再提出回数が増えてしまいます。
クライアントからの回答期限は「〇月〇日（〇曜日）17:00まで」と曜日・時刻まで明記してください。「今週中に」という表現はビジネス習慣によって解釈が異なります。期限を明示することで、制作チームの作業スケジュールも逆算しやすくなります。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
提案がコンペで採用されなかった場合、LPのURLはどうすればよいですか？
失注確認後は速やかにURLを公開停止にしてください。未採用の提案コンセプトが外部に残ったままだと、次の提案活動で同様のアイデアを使いにくくなるため、社内の知的財産として管理することが重要です。
クライアントが「社内会議でスクリーンに投影したい」と言っています。認証があっても問題なく表示できますか？
会議室のPCでメール認証を一度通過すれば、同じセッション内でスクリーン投影できます。ただしプロジェクターとの接続切り替えで画面が再読み込みになる場合は、再度認証が求められることがあります。事前にリハーサルをお勧めします。
提案LPに動画を埋め込んでいますが、クライアントの社内ネットワークで再生できない場合の対処法は？
動画をVimeoやYouTubeに非公開アップロードして埋め込む方法と、HTMLファイルに直接動画ファイルを同梱してzip圧縮してアップロードする方法があります。社内ネットワークの制限が厳しいクライアントには後者が確実です。