URLをそのまま渡す共有の限界
完成したプレビューを相手に見てもらうとき、いちばん手軽なのはリンクをそのまま送る方法です。受け取った人はクリックするだけで開けるので、確認のスピードは申し分ありません。
ただし、リンクを知っている人なら誰でも開けてしまう点には注意が必要です。送り先の相手が善意で同僚に転送したり、チャットの履歴をたどって第三者が踏んだりと、意図しない範囲まで届く可能性が残ります。未公開の提案資料や社外秘のデザイン案では、この「誰でも見られる」状態が不安の種になりがちです。
そこで役立つのが、開く前に本人かどうかを確かめる仕組みです。なかでもメール認証は、相手のメールアドレスを起点に閲覧者を絞り込めるため、限定共有との相性がよい方式です。
メール認証はどう本人を確かめるのか
メール認証とは、あらかじめ指定したメールアドレス宛にワンタイムのコードやリンクを送り、それを受け取れた人だけに閲覧を許可する方式です。「メールを受け取れる＝本人」という前提で確認するため、リンクを知っているだけでは中身にたどり着けません。
リンクが転送されても、認証に通らなければ閲覧画面には進めないのが利点です。誰がアクセスしたのかをメールアドレス単位で意識できるので、限られた相手に向けた限定公開に向いています。
- 指定したメール宛にワンタイムが届き、受け取った人だけが閲覧できる
- リンクを知っているだけでは中身に進めない
- 閲覧の起点がメールアドレスなので、誰向けの共有かが明確になる
認証方式の選び方フローチャート
メール認証でHTMLを限定共有では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
認証メールが届かないと言われたときの確認順
メール認証は本人確認に向いていますが、相手側の迷惑メール設定や社内フィルタで認証メールが見つからないことがあります。問い合わせが来たら、設定を何度も変える前に、宛先・受信環境・共有期限の順で切り分けます。
- 登録したメールアドレスの表記ゆれや別アドレスを確認する
- 迷惑メール、プロモーション、隔離フォルダを見てもらう
- 会社のメールフィルタが外部認証メールを止めていないか確認してもらう
- 急ぎの場合は、対象者を絞ったパスワード共有に一時的に切り替える
ギガサイト便でメール認証共有を設定する手順
ギガサイト便は、AIなどで作ったHTMLやZIP（HTML/CSS/JS/画像一式）を、認証付きの共有URLとして公開できるサービスです。サーバー構築やデプロイ設定は不要で、無料アカウントを作ればサイト一覧から認証方式や公開期限を細かく設定できます。
メール認証を使う場合のおおまかな流れは次のとおりです。
- 無料アカウントを作成し、サイト一覧を開く
- 公開したいHTMLまたはZIP一式をアップロードする
- アップロード時のセキュリティスキャン結果を確認する
- 認証方式で「メール認証」を選ぶ
- 閲覧を許可する相手のメールアドレスを指定する
- 必要に応じて公開期限を設定する
- 発行された共有URLを相手に送る
公開後も安心して運用するための機能
限定共有は、公開して終わりではありません。確認のやり取りが続くうちに内容を直したり、見せる期間を区切ったりする場面が出てきます。ギガサイト便には、こうした運用を支える機能がそろっています。
たとえば公開期限を設定しておけば、期限切れで自動的に閲覧できなくなります。修正が入っても同じURLのままファイルを差し替えられるので、リンクを送り直す手間がありません。スラッグ（URL末尾）の編集やアクセスログの確認にも対応しています。
アップロード時にはセキュリティスキャンが走り、APIキーらしき文字列や外部フォーム送信、外部スクリプト依存、静的公開に不要なファイルなどの兆候を検出して警告します。内容を理解したうえで公開を選べるので、うっかりした情報の同梱に気づきやすくなります。
- 公開期限を設定でき、期限切れで自動的に閲覧できなくなる
- 同じURLのままファイルを差し替えられる
- アップロード時のスキャンでリスクの兆候を警告する
- アクセスログの確認とスラッグの編集ができる
URL共有・パスワード共有との使い分け
ギガサイト便では、誰に見せるかに応じて認証方式を選べます。リンクを知っていれば誰でも閲覧できる「URLのみ」、共通の合言葉で守る「パスワード認証」、本人のメールで確かめる「メール認証」、そして指定したメールドメインを持つ人だけに絞る「会社ドメイン認証」の四つです。
おおまかには、手早く広く見てもらいたいときはURLのみ、相手を一人ひとり特定したいときはメール認証が向いています。社内の特定部署や取引先など、同じドメインの関係者に共有したいなら会社ドメイン認証が便利です。なお一時公開ページには noindex が付き、通常は検索結果に出ませんが、noindex はアクセス制御ではない点に留意してください。
- URLのみ: リンクを知る人なら誰でも閲覧、手早く広く見せたいとき
- パスワード認証: 共通の合言葉を共有できる相手に向く
- メール認証: 相手を一人ひとり特定したい限定共有に向く
- 会社ドメイン認証: 同じメールドメインの関係者にまとめて見せたいとき
限定共有で迷ったときの考え方
「誰に・どこまで・いつまで見せるか」を最初に決めておくと、共有方法の選択はぐっと楽になります。一人ひとりを特定したいならメール認証、組織単位で絞るなら会社ドメイン認証、というように、相手の範囲から逆算するのがコツです。
見せる期間が決まっているなら、あわせて公開期限を設定しておくと閉じ忘れを防げます。AIで作ったHTMLをそのまま渡すことに不安があるなら、こうした認証と期限、アップロード時のスキャンを組み合わせて、必要な相手にだけ、必要な間だけ届く状態を整えておきましょう。
メール認証で詰まらないための事前案内
メール認証は、閲覧者をメールアドレス単位で絞れる一方で、相手が初めて使うときは「認証メールが届かない」「どのメールで開くべきか分からない」という小さな詰まりが起きがちです。リンクだけを送るより、認証の流れを一文添えておくほうが確認が進みます。
とくに社外の相手へ送る場合は、業務用メールで開くこと、認証メールが迷惑メールに入る可能性があること、担当者が変わったら共有先を見直すことを先に伝えておきます。
- リンクを開く前に、認証に使うメールアドレスを明記する
- 認証メールが届かない場合は迷惑メールとメールアドレスの打ち間違いを確認してもらう
- 担当者変更時は、古い宛先を残したままにしない
- 大人数に配る場合は会社ドメイン認証も検討する
よくある質問
メール認証とパスワード認証はどちらが安全ですか
どちらも閲覧前に確認を挟む方式ですが、絞り込み方が異なります。パスワード認証は合言葉を知る人が閲覧でき、メール認証は指定したメール宛のワンタイムを受け取れた人だけが閲覧できます。相手を一人ひとり特定したい限定共有では、メール認証が向いています。
メール認証付きの共有URLを送るのにサーバーは必要ですか
必要ありません。ギガサイト便はHTMLやZIP一式をアップロードするだけで認証付きの共有URLを発行でき、サーバー構築やデプロイ設定は不要です。無料アカウントを作れば認証方式や公開期限を設定できます。
公開したあとにHTMLを修正したらURLは変わりますか
変わりません。同じURLのままファイルを差し替えられるため、リンクを送り直す必要はありません。相手は受け取ったURLを開くだけで最新の内容を確認できます。
noindexが付いていれば認証なしでも安全ですか
noindexは検索結果に出にくくする指定で、アクセス制御ではありません。リンクを知る人は閲覧できてしまうため、相手を限定したい場合はメール認証などの認証方式を併用してください。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。
認証メールが届かないと言われたら、最初に何を確認すべきですか？
まず相手が入力したメールアドレス、迷惑メールフォルダ、社内メールのフィルタを確認します。急ぎで確認が必要な場合でも、URLのみ共有へ戻す前に、パスワード認証や会社ドメイン認証で代替できないかを検討すると安全です。
認証メールが届かない相手には、すぐパスワード共有へ切り替えるべきですか？
まず宛先の間違いと迷惑メール隔離を確認します。商談やレビューの期限が近い場合は、一時的にパスワード共有へ切り替え、あとでメール認証に戻す運用も現実的です。