パスワード付き共有が向く場面
すべての共有にパスワードが必要なわけではありません。一方で、次のような「まだ広く見せたくないが、特定の相手には確実に見せたい」場面では効果的です。
- 公開前のLPやキャンペーンページの、クライアント確認
- 社内レビューや、関係部署へのデザイン共有
- 採用候補者・取引先に渡す資料の事前確認
- 短期間だけ見せたい、AI生成のプロトタイプ
パスワードの渡し方で安全性が変わる
パスワード付きにしても、URLと同じメッセージにパスワードを書いてしまっては意味が半減します。そのメッセージが転送されれば、URLとパスワードがセットで第三者に渡ってしまうからです。
URLはメール、パスワードはチャットや口頭など、できるだけ別の経路で伝えるのが基本です。経路を分けるだけで、片方が漏れても、すぐには閲覧されないようにできます。
認証方式の選び方フローチャート
パスワード付きHTMLプレビューを共有では、強い認証を選べばよいわけではありません。相手の人数、機密度、レビュー期間、相手のITリテラシーに合わせて、止まらない範囲で十分な制限を選びます。
共有相手と機密度が決まったら、URLのみ・パスワード・メール認証・会社ドメイン認証のどれで渡すかを選びます。
- URLのみ: 誰でも見てよい、短期の低リスク確認に限る
- パスワード: 少人数の社内外レビューで手早く制限したいとき
- メール認証: 特定の個人だけに見せたいとき
- 会社ドメイン認証: 社内・取引先企業単位で見せたいとき
公開期限とセットで考える
パスワードをかけても、確認用URLを公開したまま放置すれば、いつかは管理から外れます。レビューが終わったページは、期限切れで自動的に閉じるよう設定しておくと安全です。
「いつまで有効か」を最初に決めておくと、古いプレビューURLが社内外に残り続ける問題を避けられます。
共有メッセージの例文
確認を依頼するときは、何を・いつまでに見てほしいかを添えると、相手も動きやすくなります。たとえば次のような文面です。
- 「下記URLで◯◯のLPを確認できます（パスワードは別途お送りします）」
- 「ファーストビューと料金表のレイアウトを、今週中にご確認ください」
- 「公開期限は◯月◯日までです。それ以降はURLが無効になります」
パスワード運用で決めておくべきルール
パスワード付きプレビューは手軽ですが、運用ルールが曖昧だと同じパスワードを長く使い回したり、URLと同じ場所にパスワードを書いてしまったりしがちです。共有前に、渡し方・変更タイミング・期限を決めておくと安全性が安定します。
- URLとパスワードは同じメッセージにまとめず、必要に応じて別経路で送る
- レビューが終わったら公開期限を切る、またはパスワードを変更する
- 複数案件で同じパスワードを使い回さない
- 社外へ再共有される可能性がある場合は、メール認証や会社ドメイン認証も検討する
ギガサイト便でパスワードを設定する手順
ギガサイト便では、アップロード後に認証方式をパスワードへ切り替えられます。
- HTMLまたはZIPをアップロードする
- 認証方式を「パスワード」に設定する
- 公開期限を決める
- URLと、別経路で渡すパスワードを相手に共有する
- 修正後も、同じURLのまま差し替えて再確認してもらう
よくある質問
パスワードを忘れた相手には、どう対応すればいいですか？
管理画面から認証設定を確認・変更できます。必要であればパスワードを再設定し、別経路で改めて伝えてください。
パスワードよりも強い認証はありますか？
より厳密に相手を限定したい場合は、メール認証や会社ドメイン認証が向いています。指定したメールアドレスやドメインを持つ人だけがアクセスできるため、URLとパスワードの使い回しを防げます。
パスワードをかけたページも検索に出ませんか？
一時公開ページにはnoindexが付くため、通常は検索結果に出ません。加えてパスワードで閲覧者を制限できるので、検索除外とアクセス制御の両方を満たせます。
パスワード認証とメール認証はどちらが安全ですか？
共有パスワードは手軽ですが転送されやすいです。特定の個人だけに見せたい場合はメール認証、会社単位で絞りたい場合は会社ドメイン認証が向いています。
URLとパスワードは同じチャットで送ってもよいですか？
低リスクな確認なら問題ない場合もありますが、社外秘や未公開資料では分けて送るほうが安全です。少なくとも、同じパスワードの使い回しと長期公開は避けてください。