よくある原因
確認依頼を送る前に知っておくべきは「受信者がどのアドレスで認証を試みたか」が最重要情報だという点だ。許可ドメインの設定値と受信者が使ったメールアドレスのドメインが1文字でも違えば弾かれる。この情報を1通目のメッセージで手に入れれば、原因の80%を特定できる。
もう一つ把握したいのは「どのタイミングで弾かれたか」だ。認証コード入力画面に進めない場合と、コードを入力したあとエラーが出る場合では原因が異なる。前者はドメイン設定の問題、後者はコードの有効期限切れやメールの文字化けが疑われる。この違いを最初の質問に組み込んでおく。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
自分側で確認すること
確認依頼を送る前に管理画面で許可ドメインのリストを確認し、受信者が使うと思われるドメインがリストに含まれているかを確認する。含まれていなければ追加してから依頼を送ることで、受信者の1回目の試行で解決する確率が上がる。
許可ドメインが正しく設定されているのに依然として通らない場合は、自分で受信者と同じドメインのメールアドレス（テストアカウント等）を使って再現テストを行う。自分でも再現できるかどうかを確認してから「こちら側の問題を調査中です」と先に連絡すると受信者の不信感を和らげられる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
相手側で確認すること
受信者への確認依頼メッセージ例として「お手数ですが以下を教えていただけますか。①認証にお使いになったメールアドレス（会社メールのドメインを含む形で）②エラーが出た画面（認証コード入力前か入力後か）③お使いのブラウザ名とデバイス（PC/スマートフォン）」という3点を箇条書きで送ると回答が整理されて返ってくる。
回答を受け取ったら①のメールアドレスのドメインと管理画面の許可ドメインリストを照合する。一致していなければドメインを追加して「設定を更新しましたのでもう一度お試しください」と連絡する。一致しているのに通らない場合は②の情報をもとに次の原因（コードの有効期限、ブラウザ固有の問題など）を調べる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
再発防止の運用
過去の問い合わせで判明したドメイン設定ミスのパターンを社内FAQとして整理しておく。「サブドメインを含めていなかった」「担当者がアドレス変更後のドメインで試みていた」などのパターンが蓄積されると、次の問い合わせ対応が格段に速くなる。
大規模な共有を始める前に、受信者リストからメールアドレスのドメインを集計してギガサイト便の設定に漏れがないかを事前チェックするスプレッドシートを作る習慣を持つ。列をVLOOKUPで照合するだけで設定漏れを自動検出できるため、問い合わせが始まる前にドメインを追加できる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
よくある質問
受信者が「認証が通った」と言っているのに実際はコンテンツが見られていないケースがあります。なぜですか？
認証自体は通過したが、HTMLのコンテンツがエラーで表示されていない可能性があります。認証通過後の画面のスクリーンショットを送ってもらい、エラーメッセージの有無を確認してください。JavaScriptエラーなどが原因のことが多いです。
確認依頼を送ったら「会社のセキュリティポリシーで外部サービスのURL認証は禁止されている」と言われました。
その場合はURLの共有方法を変更する必要があります。パスワード認証のみに切り替えるか、PDFに変換してメール添付するなど、会社のポリシーに沿った方法を検討してください。ギガサイト便のどの機能が使えるかを先方IT部門に確認してもらうのも有効です。
確認依頼のメッセージを送る媒体（メール/チャット/電話）はどれが一番解決が速いですか？
チャット（SlackやTeams）が最も往復が速く、スクリーンショットの共有もしやすいため推奨です。受信者がチャットを使っていない場合はメールで送り、「今日中にご返信いただけると助かります」と期待値を設定すると回答が早くなります。