よくある原因
チェックリストを活用する前提として、ドメイン認証のよくある落とし穴を把握しておく必要がある。最多は「@マーク付きで入力」と「サブドメインのメールアドレスが漏れる」の2種類で、これだけで全トラブルの半数以上を占める。チェックリストの最初の2項をこの確認に充てると効率がよい。
また、受信者が複数の認証方法（GoogleアカウントとMicrosoftアカウントの両方）を持っている場合に、どちらで認証するかが曖昧になるケースも多い。許可ドメインを設定する際に「どの認証方式でアクセスするか」を受信者に事前確認しておくと、認証失敗の問い合わせを未然に防げる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
自分側で確認すること
設定前チェックの第1項は「許可したいドメインのリストを用紙またはスプレッドシートに書き出し、各ドメインに@が含まれていないことを確認する」だ。書き出してからコピーするより、手動入力するほうが@混入ミスを防ぎやすい。
設定後チェックの第1項は「許可ドメインのメールアドレスを持つアカウントで実際にアクセスしてみる」だ。自分が対象ドメインのアカウントを持っていない場合は、同僚に協力を頼むかテスト用アカウントを用意する。テストなしで「たぶん大丈夫」で本番共有するのは最大のリスクだ。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
相手側で確認すること
共有URLを受信者に送る際、「○○.co.jpのメールアドレスで認証してください」という案内を必ず付ける。受信者が自分のどのメールアドレスが対象なのかを把握していないと、個人のGmailで認証しようとして失敗する。案内文の中でドメインを明示することで認証の成功率が上がる。
受信者から「認証が通らない」と連絡が来たら、「どのメールアドレスで試しましたか？」と確認する。許可ドメインと一致しているかを確認してからシステム設定に問題があるかを調べる順序で進める。先にシステムを疑うとデバッグに余分な時間がかかる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
再発防止の運用
会社ドメイン認証の設定変更を行う際は必ず2人でペアレビューする（入力した人とは別の人が確認する）ルールを設ける。特にドメイン名の追加・削除は間違いが発生しやすく、単独作業だと気づきにくい。
プロジェクトの終了後に許可ドメインのリストを見直し、不要なドメインを削除するクリーンアップ作業をプロジェクトクロージングの手順に組み込む。古いドメインが残り続けると意図せず第三者がアクセスできる状態になるため、セキュリティ上のリスクになる。
- HTML内の外部script・form action・iframeを確認する
- APIキーやトークンらしき文字列がないか検索する
- 画像・CSS・JSのパスが公開後も解決できるか見る
- noindexと認証を混同せず、必要なら両方設定する
よくある質問
許可ドメインに追加できる数に上限はありますか？
ギガサイト便の上限はプランによって異なります。複数のグループ会社や取引先ドメインをまとめて許可したい場合は、管理画面のプラン情報でドメイン数の上限を確認し、必要であれば上位プランへのアップグレードを検討してください。
許可ドメインの設定をエクスポートできますか？
現時点ではギガサイト便の管理画面から設定をCSVエクスポートする機能は提供されていません。ドメインリストはスプレッドシートで別途管理し、設定変更のたびに更新する運用をお勧めします。
会社ドメイン認証とパスワード認証を同時に設定できますか？
はい、両方を併用できます。ドメイン認証を通過しつつパスワード入力も必須にすることで、二段階のセキュリティを実現できます。機密性の高い資料を共有する際に有効な構成です。