この業種で起きる共有課題
「初診無料」「ホワイトニング30%オフ」などのキャンペーン価格が掲載されたHTMLを関係者に回覧するとき、URLが院外のSNSや口コミサイトに貼られると、公開前に情報が拡散してしまうリスクがある。特に告知解禁日が決まっているキャンペーンでは、共有URLに有効期限とアクセス制限を必ず設定する。
受付スタッフが自分のスマートフォンで確認するケースが多いため、モバイル表示を最優先で確認しておく。AIが生成したHTMLでボタンのタップ領域が小さすぎたり、テキストが折り返しで読みにくくなったりする問題は、実機での確認で初めて気づくことが多い。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
院のロゴや内観写真が仮素材のまま残っている場合は、共有前に差し替えるか「仮画像」のウォーターマークを入れておく。クライアントが仮素材を実素材と誤解したまま院のSNSに拡散した事例がある。共有メモに「赤枠の画像は仮素材・差し替え予定」と明記するだけでも誤解を防げる。
スタッフの名前や診療時間など未確定の情報は、確定するまで空欄またはプレースホルダ表示にする。キャンペーンの終了日時が確定していない場合も「〇月〇日予定」と仮表記し、確定後に更新することをメモに残しておく。
おすすめ認証方式
院内スタッフと院外の提携業者（歯材メーカー担当者など）が混在してレビューする場合は、グループごとにURLを分けるか、メール認証で許可アドレスをリスト管理する方法が安全だ。同じURLを広く配布すると誰がアクセスしたか把握できなくなり、漏洩元の特定が困難になる。
告知公開の2日前にURLを自動失効させる設定を入れておくと、キャンペーン開始後に古いレビュー用URLが残り続ける問題を防げる。失効後はアクセスしようとすると「このページは公開が終了しました」と表示されるため、関係者が誤って古いURLを使い続けることもない。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
キャンペーン告知HTMLのレビュー依頼では「①割引率・条件の記載に誤りがないか、②問い合わせ先の電話番号が正しいか、③画像やフォントが院のイメージと合っているか」の3点を依頼文に明示する。曖昧な「内容を確認してください」だけでは受け取った担当者が何を見ればよいか分からず、重要なミスを見落とす可能性がある。
複数のスタッフからフィードバックを集める場合、回答期限を「〇月〇日17時まで」のように時刻まで指定する。夕方の診療終了後に確認してもらうケースが多い歯科医院では、「営業時間外でも確認できます」と一言添えると返信率が上がる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
キャンペーン告知の公開前にURLが外部SNSに転載された場合、どう対応すればよいですか？
すぐに共有URLを無効化し、アクセスログで閲覧者を確認してください。その後、パスワードを変更した新しいURLを信頼できる関係者のみに再送します。告知解禁まで期間がある場合は認証方式をメール認証に切り替えることを検討してください。
院外の提携業者にもURLを送りたいが、院内スタッフと同じURLを共有しても問題ありませんか？
セキュリティ上はURLを分けることを推奨します。同一URLを共有すると誰がアクセスしたか区別できません。メール認証を使い、院内・院外で許可アドレスリストを分けて管理するのが安全です。
キャンペーン終了後、告知HTMLの共有URLはそのまま放置していいですか？
終了後は速やかにURLを無効化してください。古いキャンペーン価格が残ったまま閲覧できる状態は患者とのトラブル原因になります。公開終了日と同じタイミングでURL失効を設定しておくのが理想です。