この業種で起きる共有課題
コンサル会社の社内説明ページには、プロジェクトの損益情報や人員アサイン計画など、役職によって閲覧権限を分けるべきデータが含まれることがある。全社共有フォルダにアップすると権限外のメンバーが閲覧できる状態になり、意図せぬ情報開示が起きる。ギガサイト便の会社ドメイン認証を使えば、メールアドレスのドメイン単位でアクセスを制御できる。
社内ページをスマホで確認するメンバーが増えているが、表やグラフが横スクロール必須のレイアウトだとモバイル閲覧が困難になる。送付前に自分のスマホで開いて、主要な情報が縦スクロールだけで読めるかを確認しておくと、会議の場でメンバーが戸惑うことがない。
社内ページは「承認済み最新版」がどれかが曖昧になりやすい。URL内でバージョンを区別するのではなく、ページのフッターに更新日時を表示し、同じURLを差し替え更新する運用を徹底すると、メンバーが常に最新版を参照できる。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
共有前に隠すべき情報
社内説明ページのHTMLには、作成過程で参照したクライアントデータのスクリーンショットや個人名入りの議事録が画像として埋め込まれていることがある。説明資料としては適切でも、アクセス権を持つ全メンバーに見せてよい情報かを改めて確認する。特定の個人の評価や給与情報は、説明ページには含めず別のセキュアな方法で共有する。
社内ツールへのショートカットリンク（社内WikiのURL、チケット管理ツールの直リンクなど）がHTMLに含まれている場合、外部からアクセスできるURLなのかを確認する。VPN経由でないと開けない社内ツールへのリンクは、リモートワーク中のメンバーにとってデッドリンクになるため、事前に注記を添えるか削除する。
おすすめ認証方式
コンサル会社の社内共有では会社ドメイン認証が最も運用コストが低い。新入社員が参加したときも追加設定なしで閲覧でき、退職者は会社メールが失効した時点で自動的に閲覧不可になる。部門を問わず全社員に見せる説明ページ（福利厚生の案内、共通ルールの説明など）に適している。
役職・プロジェクト単位でアクセスを絞りたい場合は、メール認証でアクセス許可するメールアドレスを個別に登録する方法が現実的だ。プロジェクトチームの全員に閲覧権限を付与し、外部のクライアントや他部門は除外できる。アサイン変更があった場合は都度リストを更新する手間があるが、アクセス制御の精度は高い。
- 誰でも見てよい: URL共有のみでもよいが、検索除外は確認する
- 特定の相手だけ: パスワードまたはメール認証を使う
- 会社内だけ: 会社ドメイン認証を検討する
- 短期レビュー: 期限を設定して古いURLを残さない
送付文面とレビュー回収
社内への案内メールは簡潔にする。「以下のURLで[施策名]の概要を説明しています。質問は◯日（◯曜）のMTG前までにSlackでお知らせください」という1〜2文で十分なことが多い。長い説明文を添えると本文とページの内容が重複し、読み手がどちらを参照すればよいか迷う。
社内フィードバックを回収するときは選択肢形式が効率的だ。「この施策に賛成・条件付き賛成・反対のいずれかをSlackのリアクションで教えてください」のように、回答の手間を最小化する。テキストコメントが欲しい場合は「条件付き賛成と反対を選んだ方は理由を一言添えてください」と範囲を限定すると収集がスムーズになる。
- 確認してほしい観点を3つ以内に絞る
- 期限と返信先を明記する
- 修正後も同じURLで見られるか伝える
- 最終版と途中版が混ざらないようタイトルを付ける
よくある質問
社内説明ページを後から全社員に公開範囲を広げることはできますか？
認証方式を変更するか、制限を解除することで閲覧範囲を広げられます。ただし公開範囲を拡大する前に、ページ内に限定メンバー向けの記述が残っていないかを必ず確認してください。
VPNを使用している社員がアクセスできない場合はどう対処すればよいですか？
ギガサイト便はクラウドで動作するためVPNは不要です。VPN経由でのアクセスがブロックされる場合は、VPNをオフにした状態でアクセスするよう案内してください。
社内ページの内容を印刷して配布したいというメンバーがいた場合、許可すべきですか？
印刷物は閲覧期限が効かず管理が難しくなります。印刷を禁止する場合はページのCSSで`@media print`を使って印刷を制限するか、ページ上にその旨を明記することを推奨します。