ひとことで言うと
メール許可リストとは、閲覧を許可するメールアドレスを個別に登録したリストです。登録されたアドレスでログインしたユーザーだけがコンテンツにアクセスでき、同じドメインの別アドレスであっても登録がなければ閲覧できません。ドメイン単位の制御より細かくアクセス範囲を絞れます。
たとえば「@company.co.jp」全体ではなく、担当者のtanaka@company.co.jpとsato@company.co.jpだけを許可したいケースで役立ちます。Gmailアドレスを持つフリーランスのデザイナーにも同じリストで権限を付与できるため、ドメインが混在する関係者へのプレビュー共有に適しています。
- 相手がログインなしで開ける状態か確認する
- PCとスマホで最低1回ずつ表示を確認する
- 内部情報・個人情報・不要な外部送信が残っていないか見る
- レビュー期限と修正時の差し替え方を決めておく
HTML共有で関係する場面
AIで生成した提案書ページを、クライアント企業の決裁者2名と社内担当1名の計3人だけに見せたい場合、メール許可リストにその3アドレスを登録してURLを発行します。他のクライアント社員や競合にURLが漏れても、未登録アドレスではログインをブロックできます。
静的HTMLには認証機能が内蔵されていないため、共有サービス側でアクセス制御を行う必要があります。ギガサイト便のようなサービスでは、メール許可リストをURL生成ステップで設定するだけで、Cloudflare Accessによる認証が自動で有効になります。個別招待メールの送付作業は不要です。
よくある誤解
「メール許可リストに追加すれば自動的に相手に通知される」と思われがちですが、多くのサービスでは登録はアクセス許可の設定のみで、URLの通知は別途行う必要があります。相手がURLを知らなければアクセスできないため、共有URLを改めてメールやチャットで伝える手順が必要です。
「一度登録したら期限なく見られ続ける」という誤解も多いです。実際には共有リンクに有効期限を設定できるサービスが大半で、期限を過ぎると許可リストに登録されていても閲覧できなくなります。レビュー期間終了後は期限切れかリンク削除で確実に公開を終了させましょう。
安全に使うための注意点
登録するメールアドレスはコピー＆ペーストミスが起きやすい箇所です。「.co.jp」と「.com」の混同、不要なスペースの混入などで「登録したはずの人が入れない」トラブルが頻発します。登録後に対象者へURLを送り、実際にログインして表示できるかを確認するまでを一セットにしてください。
許可リストに古いアドレスが残ると、退職者や担当変更後の元担当者がアクセスできる状態が続きます。プロジェクト終了時にリストを棚卸しするか、そもそも有効期限付きの共有リンクを使うことで、不要なアクセス権限が自動的に消えるよう設計するのがベストプラクティスです。
よくある質問
登録したメールアドレスが間違っていた場合、相手はどうアクセスできますか？
誤ったアドレスを削除して正しいアドレスを登録し直し、URLを再送してください。ほとんどのサービスで許可リストはリアルタイムに更新され、修正後すぐに正しいアドレスでのログインが可能になります。
10人以上の関係者に配る場合、一人ずつ入力するのは大変ですか？
サービスによってはCSVやテキストの一括インポート機能が用意されています。対応していない場合は、ドメイン許可リストで会社単位の許可に切り替えるほうが運用コストを抑えられます。人数と組織構成に応じて使い分けるのがおすすめです。
許可リストにGmailアドレスを登録することはできますか？
多くのサービスでGmailを含む任意のメールアドレスを登録できます。ドメイン許可リストでは「@gmail.com」を許可すると全Gmailユーザーが対象になりますが、メール許可リストなら特定のGmailアドレスだけを指定できるため安全です。