HTMLマニュアルが向いている理由
操作マニュアルはステップごとのスクリーンショットや、章をまたぐ目次リンクが多く、HTMLで作ると閲覧者がブラウザの検索で目的の項目に素早くたどり着けます。紙やPDFよりも、画面を見ながら読み進める作業に向いています。
一方で、マニュアルは仕様変更のたびに更新が必要です。配布方法を間違えると、古いマニュアルが現場に残り、間違った操作の原因になります。配り方と更新のしやすさはセットで考えるべきです。
操作マニュアルを共有URLにする手順
スクリーンショットやスタイルを含むマニュアルは、ZIPでまとめて公開すると見た目が崩れません。
- マニュアルのHTMLと画像・CSS・JSを一つのフォルダにまとめる
- フォルダをZIP化してギガサイト便にドロップする
- カスタムスラッグでURL末尾を製品名や版数が分かる形にする
- 閲覧範囲に合わせて認証方式を設定する
- 発行されたURLを社内ポータルや問い合わせ返信に貼る
共有前チェックリスト
HTML操作マニュアルを共有は、共有する中身によって確認観点が変わります。見た目、操作、個人情報、外部送信、スマホ表示のどれが重要かを先に決めてからURL化します。
チェックリスト化しておくと、毎回同じ品質で共有できます。手順が決まったら、HTML/ZIPをアップロードして共有URLを発行し、相手に確認してほしい観点と期限を添えて送ります。
- 見た目: PC/スマホ、余白、画像、フォント、折り返しを確認する
- 操作: ボタン、リンク、フォーム、遷移先を確認する
- 情報: 顧客名、社内URL、価格、未公開文言が残っていないか見る
- 共有: 認証、期限、差し替え、レビュー依頼文をセットで決める
社内マニュアルと社外向けの認証の違い
社内向けの業務マニュアルは、社員以外に見られると困る運用ノウハウを含みます。会社ドメイン認証を使えば、その会社のメールアドレスを持つ人だけに閲覧を絞れます。
社外のユーザー向け操作ガイドでも、契約者だけに見せたいケースがあります。メール認証（ワンタイムコード）なら、案内した相手本人だけが開けます。一時公開ページにはnoindexが付き検索には出ませんが、これはアクセス制御ではないので、隠したいマニュアルには必ず認証を併用してください。
版を上げても同じURLで届ける
マニュアルの最大の悩みは版管理です。新しい版を作るたびにリンクを配り直すと、現場には古いリンクと新しいリンクが混在し、どれが最新か分からなくなります。
ギガサイト便では同じURLのままファイルを差し替えられるので、社内ポータルやヘルプ記事に貼ったリンクを変えずに、中身だけ最新版へ更新できます。閲覧者はいつものURLを開くだけで常に最新のマニュアルにたどり着けます。
公開期限とアクセスログの活用
特定のリリースやイベント期間だけ配るマニュアルには公開期限が便利です。期限が切れると自動的に閲覧できなくなるので、古い手順書が現場に残りません。無料プランの公開期限は最長7日なので、短期の共有はそのまま使えます。
アクセスログを見れば、誰がいつマニュアルを開いたかが分かります。新ツール導入時に、対象者がきちんと目を通したかの目安としても使えます。なお常設のヘルプサイトを独自ドメインで運用するなら別の手段が向きますが、確認・レビュー・一時的な配布にはギガサイト便が手軽です。
よくある質問
ブラウザの検索でマニュアル内を探せますか？
HTML形式なので、ブラウザの検索機能でページ内のキーワードを探せます。長いマニュアルでも目的の項目に素早くたどり着けるのがHTMLの利点です。
社員だけにマニュアルを見せたいです
会社ドメイン認証を使えば、指定した会社のメールアドレスを持つ人だけに閲覧を絞れます。社外ユーザー向けにはメール認証で本人確認する方法もあります。
版を更新したらリンクを配り直す必要がありますか？
同じURLのままファイルを差し替えられるので、配り直しは不要です。ポータルやヘルプ記事に貼ったリンクを変えずに中身だけ最新化できます。
誰がマニュアルを読んだか確認できますか？
アクセスログで誰がいつ閲覧したかを確認できます。新ツール導入時など、対象者が目を通したかの目安として活用できます。
改善後の記事では何を確認できますか？
共有前の確認点、認証と期限の考え方、差し替えやレビュー回収の流れを、実務でそのまま使える形で確認できます。